Das Checklistenbuch

Frontmatter

1. Ablage- und Dokumentenmanagement

Zusammenfassung

Ohne ein geeignetes Ordnungssystem versinkt jedes Büro früher oder später im Chaos – die Ordner quellen über und wichtige Dokumente verschwinden unauffindbar in Papierstapeln. Um die Papierflut bewältigen zu können, die Sie täglich im Sekretariat erreicht, ist es besonders wichtig, das richtige Ordnungssystem zu finden. Die Checklisten führen gängige Ordnungssysteme auf, mit dem jeweiligen Ordnungsprinzip und Anwendungsbereich. Wenn Sie zudem die grundlegenden Hinweise in der Checkliste „Grundsätze für eine effiziente Ablage“ berücksichtigen, bleibt Ihr Ablagesystem auch langfristig übersichtlich und effizient. Haben Sie sich für ein Ordnungssystem entschieden, geht es darum, einen schnellen Zugriff auf Dokumente und Akten zu gewährleisten.

Sibylle May

2. Chefentlastung – der Weg zur optimalen Zusammenarbeit

Zusammenfassung

In der Zusammenarbeit mit Ihrem Chef werden Sie Tag für Tag vor neue Herausforderungen gestellt. Unvorhergesehene Situationen gehören zum Alltag, sei es in letzter Sekunde einen Konferenzraum organisieren, mal eben noch schnell eine Präsentation erstellen und zwischendurch noch rasch ein paar Anrufe erledigen. Ach ja, die Entscheidung, welcher Kopierer nun angeschafft wird liegt ja ebenfalls bei Ihnen. Zurufe des Chefs gibt es nur zwischen Tür und Angel, weil der Chef entweder stets auf Reisen oder in Meetings ist. Nicht zu vergessen, dass Sie dabei immer freundlich und hilfsbereit sind. Wenn Sie gerade mal wieder nicht wissen, was und wie Sie etwas zuerst tun sollen, werfen Sie ein Blick in die Vorlagen, Sie werden sicher viele sinnvolle Hilfsmittel für sich finden.

Sibylle May

3. Führung und Management

Zusammenfassung

Die Anforderungen an Führungskräfte sind umfangreich: Klar und entscheidungsfreudig, strategischer Weitblick, risikofreudig, aber nicht leichtsinnig, mit kommunikativem Fingerspitzengefühl und durchsetzungsfähig … Auch Assistenzkräfte benötigen Führungswissen, denn sie müssen im Auftrag ihres Chefs delegieren, Informationen einholen und ihn in seiner Abwesenheit vertreten.

Sibylle May

4. Informationsmanagement

Sibylle May

5. Kommunikation am Telefon

Zusammenfassung

Der Weg vieler potenzieller und Bestandskunden, Geschäftspartner und Dienstleister zu Ihnen und Ihrem Produkt führt übers Telefon. Darum ist es wichtig, einen guten Eindruck am Telefon zu hinterlassen. Ziel eines Telefonates ist es einerseits, den Partner gut zu verstehen und andererseits strategisch optimal zu reagieren. Der Erfolg im Umgang mit Menschen beruht daher nicht zuletzt auf dem Verständnis für den Standpunkt des anderen.

Sibylle May

6. Messen und Ausstellungen

Zusammenfassung

Die Teilnahme an Messen und Ausstellungen bietet eine exzellente Möglichkeit, das eigene Angebot zu präsentieren. In Bezug auf den persönlichen Kontakt zu Kunden und Interessenten, aber auch zur eigenen Vertriebsmannschaft, hat eine Messe absolute Alleinstellung. Für den Messebesucher und potenziellen Kunden stehen nahezu alle Wettbewerber im direkten Vergleich.

Sibylle May

7. Office-Handbuch

Zusammenfassung

Das Office-Handbuch ist eine schriftliche Zusammenfassung aller Aufgaben, Abläufe und Informationen, die in Ihrem Sekretariat vorkommen. Außerdem sind dort Dokumentationen aller Aufgaben in der Zusammenarbeit mit einem bestimmten Vorgesetzten und anderen Mitarbeitern der Abteilung festgehalten.

Sibylle May

8. Personal

Zusammenfassung

Zu den wichtigen Aufgaben des Büromanagements gehört der Bereich Personal. Bei der Vakanz von Stellen müssen Anzeigen geschaltet oder Positionen intern ausgeschrieben werden, die heutzutage meist sehr umfangreich eintreffenden Bewerbungen zumindest vorsortiert sowie Vorstellungsgespräche geführt und ausgewertet werden. Die folgenden Checklisten zeigen Ihnen, was Sie beim Verfassen von Stellenanzeigen beachten müssen. Wie Sie die eingehenden Bewerbungen quantitativ bewältigen und qualitativ richtig einordnen. So gerüstet sollte es für Sie ein leichtes sein, die optimalen neuen Kollegen zu finden.

Sibylle May

9. Projektmanagement

Zusammenfassung

Der erste Schritt bei der Projektplanung ist das Erstellen eines Konzeptes. Wenn Sie in dieser Phase professionell arbeiten, stellen Sie die Weichen für eine erfolgreiche Durchführung.

Sibylle May

10. Telefonmarketing

Zusammenfassung

Eine Datenbank mit verschiedenen Masken anlegen:

• Adresserfassung
• Kundendetails, Kundengeschichte
• Telefon-Marketing-Rapport
• Diverse Korrespondenz
• Angebot
• Vorlagen / Formulare für Gesprächsnotizen und Ablage

Sibylle May

11. Travel-Management

Zusammenfassung

Obwohl das Internet und die moderne Technologie die Kontaktaufnahme in der immer globaleren Wirtschaft massiv erleichtern, nimmt nicht nur in den weltweit operierenden Unternehmen die Anzahl der Geschäftsreisen zu. Das Geschäft wird globaler, in vielen Fällen ist auch nach wie vor eine persönliche Präsenz vonnöten, als Folge steigt die Reisetätigkeit in vielen Geschäftsbereichen.

Sibylle May

12. Korrespondenz

Sibylle May

13. Meetingmanagement

Zusammenfassung

Bei der Planung von Geschäftstreffen ist an eine Vielzahl von Dingen zu denken. Die Sitzungen sollen schließlich wie am Schnürchen ungestört ablaufen und die Teilnehmer produktive Ergebnisse erbringen. An was Sie alles denken müssen, damit der organisatorische Rahmen bei internen Sitzungen stimmt, zeigt Kapitel 14. Die Checklisten der nächsten Kapitel geben Aufschluss darüber, wie Termine geplant, Einladungen verschickt und die Budgets erstellt werden.

Sibylle May

14. Urlaubsvertretung

Zusammenfassung

Bevor Sie Ihren wohlverdienten Urlaub antreten, sollten Sie sicherstellen, dass auch während Ihrer Abwesenheit „der Laden läuft“ – Ihre Kollegen und insbesondere Ihre Vertretung wird es Ihnen danken.

Sibylle May

15. Zeitmanagement

Sibylle May

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