Herausforderungen und Handlungsempfehlungen für die VR-basierte Zusammenarbeit mit digitalen Nomad*innen und anderen Remote-Arbeitenden

„Experience Theater“ nannte der Kameramann Morten Heilig 1962 seine Erfindung, die auch als „Sensorama“ bekannt wurde. Seine Technologie ist eines der frühesten Beispiele für Multimodalität und Immersion und hat den Weg für die Idee der multisensorischen Unterhaltung geebnet. Heute haben wir nicht nur mehr tragbare Geräte, die den Eindruck erwecken, an einem anderen Ort zu sein, wie VR-Brillen, sondern auch die Idee dessen, was heute als virtuelle Realität (VR) bekannt ist, hat sich auf Bereiche jenseits von Freizeitanwendungen ausgedehnt. Dies umfasst Bereiche wie Medizin (Darnall et al. 2020) und Tourismus (Baxter 2020), aber auch Unternehmen, die die Möglichkeiten für kreative Zusammenarbeit erkannt haben (The Automotive Council 2010). Nicht nur wegen ihres Rufes, Kosten zu senken (Ivanova 2018), sondern auch wegen der Möglichkeit, Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, zu verbinden, hat VR-Zusammenarbeit an Aufmerksamkeit gewonnen. Im weiteren Verlauf dieses Beitrags sprechen wir bei VR-Zusammenarbeit auch von virtueller Kollaboration. Dieses Phänomen erweist sich als von wachsender Bedeutung, da Gruppen von Remote-Arbeitenden, wie digitale Nomad*innen und andere Freiberufler*innen in den letzten Jahren einen stetigen Zuwachs erfuhren (AND.CO 2017). Digitale Nomad*innen stellen dabei einen speziellen Typ von Remote-Arbeitenden dar, der über keinen festen Arbeitsplatz verfügt und sich meist auf Reisen befindet und währenddessen Auftragsarbeit erledigt. Mit der zunehmenden Anzahl von Menschen, die außerhalb typischer Büros arbeiten, steigt die Herausforderung, effektiv mit diesen Mitarbeiter*innen zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und sich mit ihnen zu vernetzen.

Hier kann der Einsatz von VR-Technologien zur virtuellen Zusammenarbeit ansetzen: Zum einen kann die örtliche Distanz überwunden werden, zum anderen lassen sich im Vergleich zu Plattformen mit weniger Dimensionen positive Effekte auf die Kreativität und die Arbeitsleistung beobachten (Alahuhta et al. 2014). Trotz der Fähigkeit von VR, einigen der Herausforderungen entgegenzuwirken, die Remote-Arbeit mit sich bringt, können diese Vorteile leicht von den Hindernissen überschattet werden, die im Hinblick auf die Implementierung und Akzeptanz überwunden werden müssen (Sagnier et al. 2020). Abgesehen von der Herausforderung, die Daten der Nutzer*innen zu schützen, können gesundheitliche Auswirkungen wie Motion Sickness auftreten, während der Umgang mit der Ablehnung der Technologie durch Nutzer*innen eine weitere Aufgabe darstellt. Speziell bezogen auf digitale Nomad*innen gibt es diesbezüglich noch keine Studien. Es ist jedoch anzunehmen, dass dort auch die technische Ausstattung in der Ferne eine weitere Herausforderung darstellt.

Die COVID-19-Pandemie hat der Fernarbeit einen weiteren Aufschwung verliehen. Da viele Menschen diese Art der Arbeit, die ihnen zunächst aufgezwungen wurde, nun für sich entdeckten, gehen langfristige Prognosen davon aus, dass die Fernarbeit nach der Pandemie nicht zurückgehen wird (Foss 2021). Insbesondere VR bietet attraktive Lösungen, da im Gegensatz zu bspw. Augmented Reality die Zusammenarbeit aus der Ferne in Echtzeit ermöglicht wird. Darüber hinaus hat sich die Technologie zur Unterstützung virtueller Arbeit rasant verbessert, was nur einer der Aspekte ist, die den Einsatz von VR heute so attraktiv machen. Wie von Gartners Hype Cycle 2017 prognostiziert, ist VR mittlerweile nicht mehr weit von der Mainstream-Akzeptanz in Unternehmen entfernt (Panetta 2017) und sollte in der Forschung entsprechend behandelt werden.

In diesem Beitrag beleuchten wir deshalb die Phänomene Remote-Arbeit und unternehmensbezogene virtuelle Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Freiberufler*innen und digitalen Nomad*innen mittels VR, sowie die damit verbundenen Herausforderungen und Lösungsansätze. Um die Implementierung von VR-Anwendungen für die Zusammenarbeit zu erleichtern, bieten wir eine Grundlage für das Verständnis der damit verbundenen Herausforderungen und zeigen in diesem Rahmen Lösungsansätze auf, die die Zusammenarbeit mit Remote-Arbeitenden, wie zum Beispiel digitalen Nomad*innen, verbessern können. Dazu beziehen wir uns auf die Ergebnisse einer systematischen Literaturanalyse und auf Einschätzung durch verschiedene Expert*innen aus der Unternehmenspraxis.

VR umfasst nicht-reale Umgebungen, die die Sinne der Teilnehmer*innen vollständig absorbieren. Mit anderen Worten umfasst VR eine Umgebung der vollständigen Immersion, in der die Person innerhalb einer vollständig künstlichen Welt interagieren kann. Immersion als eines der Schlüsselkonzepte in VR ist die objektive Leistung einer Technologie in Bezug auf die Schaffung eines sensorischen Äquivalents zu einer realen Erfahrung. Das heißt, je realistischer eine virtuelle Erfahrung aus technologischer Sicht dargestellt werden kann, desto immersiver ist das Gerät, das diese Erfahrung erzeugt.

Die Gründe, warum sich immer mehr Unternehmen auf VR als Technologietrend einstellen, sind so vielfältig wie ihre Anwendungsgebiete und unterscheiden sich je nach Branche. So hat VR zum Beispiel den Vorteil, Menschen sicher auf reale und gegebenenfalls gefährliche Situationen vorzubereiten, indem sie in einer ungefährlichen Umgebung trainieren können, wie zum Beispiel bei Soldat*innen, Feuerwehrleuten oder Pilot*innen. Der allgemeine Vorteil der Immersion und Interaktivität findet seinen Wert auch in der Bildung, wo der Lernerfolg positiv mit dem Immersionsgrad der verwendeten Technologie korreliert (Gutierrez et al. 2007). Einer der wohl überzeugendsten Vorteile aus Unternehmenssicht liegt in der Reduzierung von Kosten (Ivanova 2018). So sparte Jaguar Millionen von Pfund durch den Einsatz eines VR-Engineering- und Designstudios. Die Mitarbeiter*innen arbeiteten nur noch mit virtuellen Komponenten und Strukturen, sodass Jaguar nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für die Herstellung physischer Prototypen einsparen konnte. Abgesehen von den Produktionskosten kann VR auch viele vor-Ort-Meetings ersetzen, sodass Kosten für Reisen oder Organisation eingespart werden können. So können Teams aus verschiedenen Städten, Ländern und Kontinenten zusammenarbeiten, während sie ein ähnliches Gefühl verspüren, als wenn sie zusammen in einem Büro in einem Konferenzraum säßen. Während argumentiert werden kann, dass reguläre Videoanrufe ohne VR den Zweck einer interkontinentalen Verbindung erfüllen könnten, zeigt die Forschung, dass die Anwendung von VR in diesem Kontext sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit weitaus positiver beeinflussen kann (Breves 2021). So kann eine stärkere Immersion die Leistung der Arbeitenden bei bestimmten Teamaufgaben, sowie die allgemeine Kommunikationsbereitschaft der Mitarbeiter*innen untereinander verbessern. Darüber hinaus sind vielversprechende Möglichkeiten zur Integration von Remote-Mitarbeiter*innen in bestehende Teams anzunehmen. Jedoch beschäftigt sich aktuelle Forschung vorrangig mit der Betrachtung der Effekte von VR auf die Zusammenarbeit bei schon bestehenden Teams (Breves 2021). Die Arbeitnehmerschaft in heutigen Unternehmen besteht jedoch immer mehr aus Freiberufler*innen und remote-arbeitenden Personen (Sako 2021). Eine besonders unabhängige Gruppe dieser remote-arbeitenden Personen werden auch als digitale Nomad*innen bezeichnet (Richter und Richter 2020). Wir beschreiben diese zusammenarbeitenden Gruppen aus festangestellten und nicht festangestellten remote-arbeitenden Personen im Folgenden als heterogene Teams.

Während die virtuelle Arbeit bei heterogenen Teams mittels VR-Technologien die Möglichkeit bietet, kreativ mit anderen Kolleg*innen und Remote-Arbeitenden wie digitalen Nomad*innen zu interagieren, birgt die Implementierung und Nutzung von VR im Unternehmenskontext auch gewisse Hindernisse, die es zu überwinden gilt, um eine erfolgreiche Nutzung zu gewährleisten. Insbesondere für die Zusammenarbeit mit digitalen Nomad*innen oder anderen Freiberufler*innen kommen zusätzlich zu den Vorteilen der VR Nutzung einige Herausforderungen auf Unternehmen zu. Um Herausforderungen, aber auch Lösungsansätze für die Nutzung von VR in der Zusammenarbeit mit Remote-Arbeitenden, digitalen Nomad*innen oder Freiberufler*innen zu identifizieren, präsentieren wir in diesem Beitrag die Ergebnisse eines systematischen Literaturreviews welches insgesamt 245 Forschungsartikel einschließt. Zusätzlich haben wir acht Expert*innen aus der Praxis interviewt und sie gebeten, Herausforderungen und Lösungsansätze zu beurteilen. Bei den Expert*innen handelte es sich um Remote-Arbeitende mit VR-Erfahrung aus verschiedenen technologienahen Branchen. Alle Interviewpartner*innen gaben zudem an, von zu Hause oder von unterwegs zu arbeiten. Somit handelte es sich zwar per Definition um keine reinen digitalen Nomad*innen, sondern vielmehr um Angestellte und Freiberufler*innen, die gelegentlich von unterwegs arbeiten. Wie jedoch bereits beschrieben, sind beide Gruppen eng miteinander verwoben, wobei remote-arbeitende Freiberufler*innen und digitale Nomad*innen eine große gemeinsame Schnittmenge aufweisen.

Die durch die systematische Stichwortsuche identifizierten Veröffentlichungen wurden alle zwischen 2002 und 2021 publiziert. Häufig wurde VR als neue Möglichkeit der Kommunikation und Zusammenarbeit genannt, die aber noch nicht weit verbreitet ist. Fast alle identifizierten Arbeiten sprechen von sogenannten virtuellen Organisationen oder Unternehmen, in denen Freiberufler*innen, digitale Nomad*innen oder Selbstständige arbeiten. Einige Beiträge beschäftigten sich länderspezifisch mit der Nutzung von VR. VR wurde oft als Zukunftslösung beschrieben, nicht als aktueller Zustand. Der genaue Analyseprozess bei der systematischen Literatursuche wird in Anhang A zusammengefasst.

In Tab. 1 beschreiben wir die aus der Literatur abgeleiteten Herausforderungen für die VR-unterstützte Zusammenarbeit von Unternehmen mit Remote-Arbeitenden und insbesondere digitalen Nomad*innen. Insgesamt konnten wir diese aus 25 Literaturquellen ableiten. Die Literaturquellen sind in Anhang B aufgeführt. Es zeichneten sich vier Hauptkategorien von Herausforderungen ab: Herausforderungen für Führungskräfte, unternehmensspezifische Herausforderungen, benutzerbezogene Herausforderungen und technische Herausforderungen.

Herausforderungen für Führungskräfte beschreiben Barrieren, die das Management- und Organisationssystem in einem Unternehmen betreffen. Zum Beispiel müssen organisatorische Strukturen angepasst werden. Unter unternehmensspezifische Herausforderungen werden Aufgaben gruppiert, die auf Unternehmensebene anfallen. Zum Beispiel müssen Industriestandards innerhalb und zwischen Unternehmen angepasst werden. Diese Herausforderungen müssen auf Unternehmensebene angegangen werden, nicht auf Abteilungsebene, wie bei den Herausforderungen für Führungskräfte. Benutzerbezogene Herausforderungen befassen sich mit nutzerspezifischen Problemen, wie z. B. Motion Sickness, die bei der Nutzung von VR auftreten kann und möglicherweise zu Kopfschmerzen, Erbrechen oder allgemeinem Unwohlsein führt. Die letzte Gruppe der identifizierten Herausforderungen adressiert technische Probleme, die entstehen können, zum Beispiel die Tatsache, dass VR-Headsets derzeit oft noch umständlich und unkomfortabel zu bedienen sind.

In allen Kategorien zeichneten sich bestimmte Herausforderungen ab, die in der Literatur häufig genannt und als gravierend betitelt wurden. Bei den organisatorischen Herausforderungen stehen beispielsweise viele Unternehmen vor dem Problem, dass die Mitarbeiter*innen unterschiedliche Erfahrungs- und Motivationsniveaus haben und somit eine angepasste Einarbeitungsphase für die Mitarbeiter*innen notwendig ist. Bei den unternehmensbezogenen Herausforderungen stellte sich kein Aspekt als besonders schwerwiegend heraus. Dennoch kann festgehalten werden, dass der Implementierungsaufwand der VR-Technologie oft hoch ist und spezielle Programmierkenntnisse erforderlich sind, um sie umzusetzen. Bei den nutzerbezogenen Herausforderungen, gibt es viele häufig genannte Herausforderungen, wie z. B. die Sicherstellung der Work-Life-Balance für digitale Nomad*innen oder Freiberufler*innen, die mit der VR-Nutzung einhergeht. VR für Kollaborationszwecke kann schnell komplex und zeitaufwendig bei der Einführung sein, wie z. B. bei der Erstellung eines personalisierten Avatars, der die eigene Person adäquat repräsentiert. Als letzte Kategorie kann der aktuelle Stand der Technik als die größte Herausforderung gesehen werden. VR-Systeme können teilweise Probleme bei der Benutzerfreundlichkeit aufweisen oder wiegen oft noch schwer auf dem Kopf. Auch sind viele Lösungen kabelgebunden oder erfordern zusätzliche Basisstationen. Einer der befragten Expert*innen empfiehlt bei aktuellen VR-Technologien:

[…] nicht mehr als eine Stunde oder zwei wirklich produktiv voll involviert in VR zu arbeiten.

(Remote Arbeitender Softwareentwickler mit Erfahrung im Bereich VR)

Im Folgenden beschreiben wir Handlungsempfehlungen für Unternehmen. Diese entstanden aus einer Analyse der Interviewmaterialien, nachdem wir die Interviewpartner*innen nach einer Einschätzung der Herausforderungen für die VR-unterstützte Zusammenarbeit befragt hatten. Die Handlungsempfehlungen werden in Tab. 2 aufgeführt.

Um die Herausforderungen für Führungskräfte zu meistern ist es wichtig, VR als zusätzlichen Ansatz zur Zusammenarbeit in Kombination mit konservativeren Kollaborationsmethoden, wie Video- oder Telefonkonferenzen zu kombinieren. Darüber hinaus sollte auch die Erfahrung und das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter*innenberücksichtigt werden, z. B. durch Anpassung der Dauer der Einarbeitungsphase. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Einführung von VR zur Zusammenarbeit mit digitalen Nomad*innen und Remote-Arbeitenden informell und nicht verpflichtend zu gestalten und eine längere Startphase zuzulassen. Hier könnte es auch helfen, die Einführungsphase zuerst mit sogenannten Early-Adoptern oder technikaffinen Menschen zu beginnen. Insgesamt müssen die Organisations- und Führungsstrukturen dafür jedoch angepasst werden, um die oben genannten Herausforderungen zu bewältigen.

Zur Adressierung der Nutzerbezogenen Herausforderungen bieten sich ebenfalls einige Möglichkeiten an. Auf Grundlage unserer Ergebnisse empfehlen wir, ein Mentoring-System anzubieten, um die Nutzung, aber vor allem den Start mit der Technologie zu erleichtern. Avatare haben zudem einen großen Einfluss darauf, wie Menschen VR-Technologien wahrnehmen und mit ihnen interagieren. Aus diesem Grund schlagen wir vor, eine Personalisierbarkeit von VR-Avataren für die Nutzer*innen bereitzustellen. Die Möglichkeit für Mitarbeitende, ihren Avatar anzupassen individuell zu gestalten, diesen mit bestimmten Accessoires auszustatten oder das Gesicht real aussehen zu lassen, erhöht die emotionale Bindung, die Akzeptanz, die Identifikation und stärkt den Teamzusammenhalt. Im Allgemeinen empfehlen wir, dass sich die Aufmerksamkeit des Managements voranging auf den Nutzenden und zweitrangig auf die Technologie fokussieren sollte. Gerade zu Beginn eines Einführungsprozesses von VR-Technologien müssen Fehler in Kauf genommen und vom Management akzeptiert werden, ohne, dass die Nutzung direkt in Frage gestellt wird. Ältere Mitarbeitende benötigen bei der Einführung besonders Unterstützung und in der Regel eine längere Zeitspanne zur Akzeptanz. Eine weitere Möglichkeit, die allgemeine Akzeptanz gegenüber VR-Technologien und die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, ist die Vorbereitung und Vermittlung des Einsatzes von VR bereits in Ausbildungen, Schulungen und Fortbildungen.

Um den technischen Herausforderungen zu begegnen, sollte die VR-Ausrüstung standardisiert werden. Das bedeutet, dass nicht einige wenige exklusive und experimentelle Technologien genutzt werden, sondern mobile und kostengünstige Produkte. So können verschiedene Unternehmen, aber auch digitale Nomad*innen und Remote-Arbeitende, leichter zusammenarbeiten und von den positiven Effekten der sozialen Präsenz und Immersion für die Zusammenarbeit und den Teamzusammenhalt profitieren.

Vielen Leute, die nicht aus dem Bereich kommen ist es nicht wichtig, […] die neueste Grafik zu haben, sondern ihnen ist gerade das Handling wichtig. Das ist auch die Erfahrung mit unseren Kunden. Sie nehmen meist lieber ein mobiles Headset. Für die Darstellungsqualität, im Sinne von Computing (bedeutet es), das Ganze ist graphisch einfacher dargestellt, aber (die Kunden) haben es halt gern einfach. Convenience ist wichtig, sprich: man kann so ein Gerät mitnehmen. Das ist auch meine Erfahrung, ich benutze das mobile Headset, wie die Quest deutlich öfter, als die Oculus Rift oder PC-basierte Headsets, weil es Standalone-Geräte sind, die man einfach anschaltet und sie funktionieren und man schaltet es ab und es ist wieder aus. Es ist kein großer Aufwand dahinter.

(Remote Arbeitender Softwareentwickler für Virtual- und Augmented Reality-Anwendungen)

Das bedeutet allerdings nicht, dass Unternehmen unbedingt die kostengünstigsten Lösungen wählen sollten (z. B. Google Cardboard), da dort die Immersion durch niedrige Auflösung und mangelnde Interaktionsmöglichkeiten verhältnismäßig niedrig ausfällt. Ein Softwareentwickler sagte darüber folgendes:

Auf technischer Sicht, würde ich mir wünschen, dass die Auflösung noch angezogen werden kann. Dass man Dinge auf gewisser Distanz noch klar erkennen kann. Dann kann ich mir schon vorstellen, dass es einen bestimmten Monitor oder Schreibtisch mit der Zeit ersetzen kann.

(Remote-Arbeitender Softwareentwickler mit VR-Erfahrung)

Darüber hinaus sollten verschiedene Eingabegeräte angeboten werden, um persönlichen Vorlieben oder aufgabenabhängigen Anforderungen gerecht zu werden. Aktuelle VR-Lösungen bieten dabei sowohl Controller mit verschiedenen Freiheitsgraden als auch die Unterstützung von Handgesten.

Dieser Beitrag vermittelt einen praktischen Überblick über Herausforderungen und Lösungsansätze im Rahmen der virtuellen Zusammenarbeit mit VR zwischen Unternehmen und digitalen Nomad*innen und anderen Freiberufler*innen, die remote arbeiten. Konkret empfehlen wir Unternehmen ein Schulungs- oder Mentoring-System zu implementieren, um Aufgaben für den Einsatz von VR-Technologien zur Unterstützung der Teamarbeit von heterogenen Teams zu identifizieren und Anwender*innen im Einführungsprozess zu unterstützen. Es könnten speziell mobile Standalone-Headsets, wie die Oculus Quest 2 zum Einsatz kommen, um einen möglichst unabhängigen Einsatz zu ermöglichen. Auch können Unternehmen, die bereits den Einsatz von VR-Technologien in der Vergangenheit getestet haben, die Erkenntnisse aus diesem Beitrag verwenden, um auf bestehende Erfahrungen aufzubauen. Viele der Barrieren und Herausforderungen der Nutzung von VR-Technologien, die noch vor einigen Jahren die Nutzungstauglichkeit schmälerten, konnten in den letzten Generationen überwunden werden. So lohnt es sich in jedem Fall die Potenziale und möglichen Einsatzgebiete, insbesondere in heterogenen Teams, die mit digitalen Nomad*innen oder anderen Remote-Arbeitenden interagieren, neu zu bewerten. Das Management innerhalb eines Unternehmens kann unsere Erkenntnisse nutzen, um sich auf noch bestehende Herausforderungen vorzubereiten oder um schon bestehende Prozesse für die virtuelle Zusammenarbeit zu verbessern. Insgesamt sind aktuelle VR-Technologien jedoch auch noch verbesserungswürdig. So könnte vor allem das Field-of-View – also das Sichtfeld der Anwender*innen – und die Auflösung weiter verbessert werden. Des Weiteren wiegen die Brillen immer noch verhältnismäßig schwer auf dem Gesicht, sodass der Tragekomfort verbessert werden muss, um eine längere Verwendung zu gewährleisten.

Diese Kategorisierung und Bewertung ist die erste umfassende Übersicht über die Herausforderungen und Lösungsansätze für Unternehmen in Bezug auf die Nutzung und Anwendung von VR-Kollaborationssystemen in Kontext von Remote-Arbeitenden und digitalen Nomad*innen. Mit der vorliegenden Arbeit wurde eine Grundlage für die weitere Forschung geschaffen – insbesondere für die Wirtschaftsinformatik – um sich auf weitere Faktoren und Forschungsbereiche spezialisieren zu können. Die Ergebnisse zeigen auch, dass die aktuelle Forschung die Virtualisierung von Kollaborationsprozessen insbesondere durch VR-Technologien nicht vollständig abdeckt, da sie sich auf technische und nutzerbezogene Faktoren konzentriert, nicht aber auf organisatorische und unternehmerische Faktoren. Für die Wirtschaftsinformatik bedeutet dies, dass weitere Faktoren identifiziert werden müssen, unter der Annahme, dass diese Faktoren auch in anderen Kontexten wichtig sind. Aus den Ergebnissen ergibt sich neuer Forschungsbedarf, der sich mit anderen Theorien wie Technologieakzeptanz oder Innovationsdiffusion in Bezug auf die Nutzung und Anwendung von VR-Kollaborationssystemen beschäftigen kann. So sollte zukünftige Forschung die Verwendung von VR-Technologien zur Stärkung der Zusammenarbeit von heterogenen Teams in konkreten Anwendungsszenarien (z. B. Workshops oder Brainstorming-Sessions) begleiten. Auch sollte die Verwendung von VR-Technologien in verschiedenen Branchen und Abteilungen erforscht und verglichen werden, um herauszufinden, für welche Zielgruppen sich der Einsatz besonders eignet. Dabei sollten auch die Potenziale von VR – insbesondere im Hinblick auf die Zusammenarbeit von heterogenen Teams – genauer herausgestellt werden. Außerdem sollte zukünftige Forschung besonders geeignete Designelemente identifizieren, die den Austausch und die Zusammenarbeit in VR anregen. Methodisch bieten sich somit Design Science Research Studien, Befragungen von Mitarbeiter*innen, Interviewstudien mit digitalen Nomad*innen oder Case Studies mit verschiedenen Unternehmen an.