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2024 | Buch

Was ist Routine-Management? Kapitel lesen Erstes Kapitel lesen

Routine-Management

Tägliche Aufgaben effizienter bearbeiten und so kreative Freiräume schaffen

verfasst von: Chris W. Huber

Verlag: Springer Berlin Heidelberg

Enthalten in: Springer Professional "Wirtschaft+Technik" , Springer Professional "Wirtschaft"

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Über dieses Buch

Wie Sie mit Routine-Management Ihre beruflichen Herausforderungen stressfrei managen und schneller und einfacher Ihre Ziele erreichen.

Warum sind viele Arbeitstage oft viel weniger produktiv, als sie es sein könnten? Warum wenden wir uns zu oft den dringenden To-dos zu und schieben die wichtigen Aufgaben auf? Warum fällt es uns schwer, angefangene Projekte auch zu Ende zu bringen? Dieses Fachbuch gibt Antworten auf diese Fragen und zeigt, wie Sie Ihrem Arbeitstag auf Basis von Routinen eine neue Struktur geben. Mit dem gezielten Aufbau von Routinen lassen sich viele Herausforderungen des beruflichen Lebens deutlich effizienter und zuverlässiger erledigen. Sie lernen in diesem Buch nützliche Strategien kennen, mit denen Sie Routinen für Ihre täglichen Aufgaben entwickeln, damit Sie dringende und notwendige Aufgaben schnell und einfach erledigen können. Routinen sind auch ein entscheidender Faktor bei der Umsetzung wichtiger und anspruchsvoller Aufgaben – sie schaffen notwendige Freiräume für strategische und kreative Arbeiten, für die sonst im beruflichen Alltagsgeschäft häufig Zeit und Energie fehlt.

Die vorgestellten Werkzeuge, Techniken und Tipps richten sich insbesondere an Personen in Fach- und Führungspositionen, Geschäftsführer:innen, Selbstständige, aber auch an alle, die aktiv an der Strukturierung ihres Arbeitsalltages und einem besseren Selbst- und Zeitmanagement arbeiten möchten. Konkrete Praxisbeispiele für Routine-Tasks, wie z. B. Telefonieren, Meetings, Netzwerken, Kennzahlen, geben Anregungen für die eigene Routinen-Struktur.

Der InhaltWas ist Routine-Management?Routinen schaffen: (Core-)Tasks, Checklisten, Tasks im KalenderUmgang mit Hindernissen und UnplanbaremKreativität und Konzentration ritualisierenDie perfekte Arbeitsumgebung, Multitasking vs Singletasking, Team-Routinen

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter
Kapitel 1. Was ist Routine-Management?
Zusammenfassung
Was sind eigentlich Routinen und was ist Routine-Management? Wie können Routinen eine wirkungsvolle Struktur in Ihren Tag bringen, mit der Sie eine Übersicht über Ihre täglichen Aufgaben bekommen und sich gleichzeitig Freiräume schaffen, in denen Sie sich den Dingen widmen können, die Ihnen wirklich wichtig sind? In diesem Kapitel gehen wir dem Phänomen auf den Grund, warum Tage oft viel weniger produktiv sind, als sie sein könnten. Sie bekommen Antworten darauf, warum wir uns zu oft den dringenden Dingen widmen und dabei die wichtigen Dinge aufschieben. Zudem werden Sie erfahren, was Routine-Management ist und wie es Ihnen hilft, Ihren Tag so zu gestalten, dass Sie genug Zeit für Ihre wichtigen und schönen Projekte finden und trotzdem Ihre regelmäßigen Aufgaben, also Ihr Tagesgeschäft, erledigen.
Chris W. Huber
Kapitel 2. Guter Plan
Zusammenfassung
Was macht Routinen so stark, und wie finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie mithilfe von Routinen einfacher, schneller und besser erledigen können? Im ersten Kapitel haben Sie Bekanntschaft mit Routinen gemacht und die Grundzüge des Routine-Managements kennengelernt. Jetzt steigen wir tiefer ein. Sie erfahren, was Routinen so mächtig macht, dass sie Ihr gesamtes Zeit- und Selbstmanagement vereinfachen können. Dafür bringen Sie Ihr Leben auf Papier und finden heraus, wie Sie es in „Tasks“ perfekt organisieren können. Zunächst jedoch machen wir einen Plan.
Chris W. Huber
Kapitel 3. Blick in den Routine-Task
Zusammenfassung
Wie kann ein Routine-Task für operative Aufgaben aussehen? Mit welchen kleinen Tricks machen Sie Routine-Tasks zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Ihre operativen Aufgaben, und was hat Zeit mit Kaugummi zu tun? In diesem Kapitel dreht sich alles um Routine-Tasks für operative Aufgaben. Tasks sind die Zeiteinheiten für Ihre unterschiedlichen Aufgaben. Sie werden sehen, wie leicht Sie für das Erledigen operativer Aufgaben Prozesse entwickeln und diese in Tasks zu Routinen machen können. Um den Einstieg in das Routine-Management zu erleichtern, entwickeln wir in einem konkreten Beispiel einen E-Mail-Routine-Task mit allen nötigen Einzelschritten bzw. Prozessen. Wie wichtig es ist, von Beginn an feste Start- und Endzeiten für Ihre Routine-Tasks festzulegen und diese auch einzuhalten, wird durch eine etwas ironische und humorvolle, aber auch treffende Beobachtung des Soziologen Cyril Northcote Parkinson belegt, der aufzeigt, wie flexibel Zeit sein kann.
Chris W. Huber
Kapitel 4. Checklisten wirken Wunder
Zusammenfassung
Mit Checklisten vermeiden Sie Leichtsinnsfehler und können komplexe Vorgänge übersichtlich strukturieren. Aber Checklisten können noch viel mehr und werden deshalb perfekte Begleiter für Ihre Routine-Tasks. Sie haben im letzten Kapitel einen detaillierten Blick in den Routine-Task geworfen. In diesem Kapitel werden Sie ein Werkzeug kennenlernen, das zu einem unverzichtbaren Bestandteil Ihres kompletten Routine-Managements wird: Checklisten. Dabei greifen wir das Beispiel des E-Mail-Routine-Tasks noch einmal auf und ergänzen den Task um eine Checkliste.
Chris W. Huber
Kapitel 5. Tasks im Kalender
Zusammenfassung
Warum haben Tasks nichts in Ihrer To-do-Liste verloren, und wo werden sie stattdessen organisiert? Worin unterscheidet sich Ihre To-do-Liste von Ihrem Kalender, und warum ist dieser Unterschied so bedeutend? Sowohl Ihre To-do-Liste als auch Ihr Kalender sind die beiden elementaren Plattformen für Ihre Zeitplanung. In diesem Kapitel arbeiten wir die Unterschiede zwischen diesen beiden Medien heraus, und Sie erfahren, wie Sie Ihre To-do-Liste durch das Routine-Management verschlanken und somit übersichtlicher gestalten können. Wir diskutieren die drei größten Fehler, die regelmäßig in To-do-Listen auftauchen, und sehen uns Möglichkeiten an, mit denen Sie diese Fehler vermeiden werden.
Chris W. Huber
Kapitel 6. Klingt zu gut, um möglich zu sein
Zusammenfassung
Ist das Arbeits- und das Privatleben nicht viel zu turbulent und voller Überraschungen, als dass es sich in Tasks organisieren ließe? Funktioniert das Routine-Management denn auch im praktischen Alltag, und wie soll man sich von einem klingelnden Telefon nicht ablenken lassen? Sie haben jetzt alle Werkzeuge in der Hand, um für Ihre operativen Tätigkeiten Tasks zu erstellen und damit Ihr Routine-Management zu starten. Wenn Sie Zweifel haben, ob sich die Theorie in die Praxis umsetzen lässt, sollte das folgende Kapitel diese Zweifel ausräumen. Wir nehmen noch mal ein paar der häufigsten operativen Tätigkeiten unter die Lupe und beleuchten ganz konkret, wie Sie diese in Tasks unter Kontrolle bekommen.
Chris W. Huber
Kapitel 7. Warum?
Zusammenfassung
Warum gehen Ihnen manche Aufgaben leichter von der Hand als andere, warum fühlt es sich so gut an, Aufgaben zu Ende zu bringen, und wie können Sie sich in Zukunft auf genau diese Dinge konzentrieren? In diesem Kapitel schaffen Sie das Fundament. Sie werden Ihren Kopf komplett durchforsten und alle Ideen, Projekte, Wünsche und Aufgaben sammeln, die Sie in Zukunft umsetzen möchten. Dabei müssen Sie jeden einzelnen Punkt, den Sie aus Ihrem Kopf holen, mit der wichtigsten aller Fragen auf den Prüfstand stellen: Warum möchte ich das tun? Durch die letzten Kapitel haben Sie eine Expertise entwickelt, um Ihre Routinen zu managen. Der spannende Teil des Routine-Managements steht Ihnen jetzt noch bevor. Egal, was Sie planen, egal, was Sie sich vorgenommen haben. Sei es ein eigenes Buch, ein spezielles Produkt, ein Start-up, eine neue App oder ein unglaubliches Abenteuer. Sie werden viel Kraft benötigen, dieses Vorhaben umzusetzen. Damit es richtig gut wird, benötigen Sie all Ihre Fantasie, Ihre innovative Schaffenskraft und Kreativität. Es mag paradox klingen, aber es sind Routinen, die Ihnen das ermöglichen werden. Wie Ihnen Routinen bei Ihren wichtigen Aufgaben zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel werden, sehen wir uns im nächsten Kapitel an. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf das beste Werkzeug, das es gibt: Sie selbst.
Chris W. Huber
Kapitel 8. Der Kern des Ganzen
Zusammenfassung
Wie werden Sie zum „Finisher“? Wie können Sie mit dem Routine-Management sicherstellen, dass Sie Projekte, die Sie angefangen haben, auch erfolgreich zu Ende bringen? Ihre kreative, innovative und strategische Arbeit ist das Wichtigste. Das gesamte Routine-Management verfolgt das höhere Ziel, Ihnen so viel „Prime-Time“ für Ihre wichtigen Projekte freizuschaufeln. Alle Tipps und Hacks in diesem Buch zielen darauf ab, für Sie eine entspannte Atmosphäre zu schaffen, in der Sie mit Spaß und Erfolg an Ihre Aufgaben herangehen können. Kreative, innovative und strategische Arbeit ist erfüllend, aber letztendlich auch harte Arbeit. Das Zitat von John Cleese bringt es 100 %ig auf den Punkt. Sie warten nicht darauf, dass Sie die Muse küsst, denn dafür haben Sie keine Zeit. Oder wie der amerikanische Maler Chuck Close mal gesagt haben soll: „Inspiration ist für Amateure, der Rest von uns kommt und macht sich an die Arbeit.“
Chris W. Huber
Kapitel 9. Auftauen und Einfrieren
Zusammenfassung
Warum fällt es uns so schwer, schlechte Gewohnheiten loszuwerden, obwohl wir wissen, dass sie uns nicht guttun? Warum ist es so wichtig, aus einem Wunsch ein Ziel zu machen, und was hat das Ganze mit Auftauen und Einfrieren zu tun? Routinen, Gewohnheiten, Vorsätze, Ziele. Alles Begriffe, deren Bedeutung sich uns mehr oder weniger klar erschließt. Interessant wird es jedoch, diese Begriffe und das Konzept des Routine-Managements einmal aus wissenschaftlicher Sicht zu betrachten. Wir wenden uns in diesem Kapitel ganz der Wissenschaft zu. Dabei lernen wir Wege, um neue Gewohnheiten und Routinen zu etablieren und – was noch spannender ist – alte oder „schlechte“ Gewohnheiten zu verdrängen. Dieses Kapitel baut auf Gesprächen, die ich mit dem Wissenschaftler Dr. Robert Tobias der Universität Zürich führen durfte, auf und bezieht sich zudem auf Ergebnisse seiner Forschungsarbeit „Situative kognitive Wirkung auf die Verhaltenswahl: empirisch fundierte Computersimulation der Wirkung von Gewohnheiten, Erinnerungshilfen, Vorsätzen, Selbstverpflichtungen und situativen Normen“ (Tobias, 2007).
Chris W. Huber
Kapitel 10. Auf drei
Zusammenfassung
Wie funktioniert das Routine-Management im Team? Warum sind Routine-Tasks die ideale Voraussetzung, um Aufgaben zu delegieren, und wie hält Ihnen das Routine-Management den Rücken frei, wenn Ihr Kind krank ist und Sie sich sofort und mit vollem Einsatz darum kümmern möchten? Es gibt Dinge, die sind einfach zu schwer oder zu groß, als dass Sie sie alleine bewegen könnten. Dann suchen Sie sich Gleichgesinnte und zusammen schaffen Sie das. Sie möchten so viel Zeit und Energie in die Umsetzung Ihrer Ideen und Projekte stecken. Dabei stoßen Sie im Trubel des Tagesgeschäftes schnell an Ihre Grenzen. In diesem Kapitel wird sich der Einsatzbereich des Routine-Managements auf Teams erweitern. Sie werden erfahren, welche Vorteile der Einsatz von Routine- und Core-Tasks in Teams hat und wie Sie mit der Hilfe von Tasks nicht nur einfacher delegieren können und dadurch Zeit für sich gewinnen, sondern wie sich damit sogar noch bessere Ergebnisse erzielen lassen, als wenn Sie alles selbst erledigen.
Chris W. Huber
Kapitel 11. Spotlight vs. Glühbirne
Zusammenfassung
Warum ist es so verführerisch, „Ja“ zu sagen, obwohl „Nein“ die richtige Antwort wäre? Wie hilft eine mathematische Folge Ihnen, die richtige Wahl zu treffen, und warum kann es ausreichen, einen Scheinwerfer auf eine leere Wand zu richten? Wie erfolgreich ein Core-Task wird, entscheidet sich damit, wie viel Zeit Sie für den Task vorsehen können, wie viel Energie Sie in diesem Task freisetzen können und wie konzentriert Sie arbeiten. Damit sind wir bei den wichtigsten Ressourcen angekommen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen: Zeit, Energie und Konzentration. In diesem Kapitel dreht sich alles um die Konzentration. Die Konzentration auf das Wesentliche. Das gilt ganz konkret in jedem einzelnen Task, aber auch ganz allgemein, wenn Sie nach einem Braindump aus vielen guten Ideen die eine auswählen, die Sie umsetzen möchten.
Chris W. Huber
Kapitel 12. Der Weg zum Ziel
Zusammenfassung
Wie können Sie Ihre Motivation aufrechterhalten und Ihre Ziele realistisch planen, um auch gegen Schwierigkeiten gewappnet zu sein? Warum Sie einen Fokus auf die Aktion und nicht das Projekt legen sollten und was Sie von Computerspielen lernen können. Konzentriert zu arbeiten ermöglicht Ihnen hohe Produktivität über den Tag. Genauso wichtig ist es, immer ein erreichbares Ziel vor Augen zu haben. Langfristig wird es für Sie sonst schwierig, Ihre Produktivität auf dem gewünschten Level zu halten. Die Zeit, die Sie in ein neues Projekt investieren, muss Sie wirklich weiterbringen. Das wird sie tun, wenn Sie Chancen mit Bedacht ergreifen, Ihr Ziel kennen und Sie sich dessen bewusst sind, was sich zum Positiven ändert, wenn Sie dieses Ziel erreichen. In diesem Kapitel konzentrieren wir uns voll auf die Planung Ihrer Core-Tasks. Es geht darum, den Motivationsschub, den Sie haben, wenn Sie ein neues Projekt starten, über die gesamte Dauer des Projektes aufrechtzuerhalten. Sie werden Tricks kennenlernen, um auf mögliche Rückschläge vorbereitet zu sein und diese zu überwinden.
Chris W. Huber
Kapitel 13. Multitasking versus Singletasking
Zusammenfassung
Warum sich Multitasking so gut und produktiv anfühlt und doch das Gegenteil davon ist und warum gerade Ihre Tasks mit eindeutigen Aufgaben dafür die Lösung sind. Wir sehen uns in diesem Kapitel an, welchen Effekt Multitasking auf die Qualität unserer Arbeit hat und ob sich damit Zeit sparen lässt. Multitasking hat zwei Quellen. Zum einen haben wir selbst die Tendenz, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen. Zum anderen erwartet das oft auch das Arbeitsumfeld von uns. Wie sich das auf unsere Effizienz und Effektivität auswirkt, ist sehr spannend und wir prüfen, ob und wie uns Routine- und Core-Tasks helfen, aus dieser Schleife auszubrechen, die sich zwar wunderbar anfühlen kann, aber nicht wunderbar ist.
Chris W. Huber
Kapitel 14. Eine perfekte Arbeitsumgebung
Zusammenfassung
Warum ist es so wichtig, sich seine ideale Arbeitsumgebung vorzustellen und wie Sie mit fünf japanischen Schlagwörtern Ihren Schreibtisch in den perfekten Arbeitsplatz umwandeln können? Ihre Arbeitsumgebung hat einen bedeutenden Einfluss auf Ihre Stimmung und Ihr Wohlbefinden. Eine angenehme und inspirierende Umgebung ist daher ein entscheidender Faktor, um Ihnen Ihre Arbeit zu erleichtern und angenehmer zu gestalten. Genau diesen Aspekt beleuchten wir in dem kommenden Kapitel. Dabei lernen Sie alle Stellschrauben kennen, mit denen Sie sich ein anregendes Umfeld schaffen können. An Ihrem Arbeitsplatz und in Ihrem Zuhause
Chris W. Huber
Kapitel 15. Tasks – ein paar Beispiele
Zusammenfassung
Das Routine-Management ist ein sehr individuelles System. In diesem Buch haben Sie alle nötigen Werkzeuge und Techniken kennengelernt, die Sie benötigen, um Ihr eigenes System aufzubauen und bei Bedarf anzupassen. Egal was Sie tun, in Tasks gebündelt und organisiert geben Sie Ihren Aufgaben und Plänen Struktur und tun sich leichter. In diesem Kapitel möchte ich Ihnen noch ein paar ganz konkrete Tasks vorstellen. Diese können Sie natürlich in Ihr System integrieren oder als Anregung verwenden, um daraus eigene Tasks für Ihre Aufgaben zu erstellen.
Chris W. Huber
Backmatter
Metadaten
Titel
Routine-Management
verfasst von
Chris W. Huber
Copyright-Jahr
2024
Verlag
Springer Berlin Heidelberg
Electronic ISBN
978-3-662-68187-9
Print ISBN
978-3-662-68186-2
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-662-68187-9

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