verfasst von: Dr. Moritz Philipp Koch, Leiter „Sourcing“, Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)
Das Vergaberecht steht oft als zu starr in der Kritik – zu Unrecht, will dieser Gastbeitrag aufzeigen. Welche Prinzipien es braucht, damit Beschaffung schnell, effizient und fair funktioniert.
Das Vergaberecht ist nicht zu starr, sondern der Umgang damit.
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Häufig wird das Vergaberecht als zu streng reguliert betrachtet. Ursache hierfür ist aber oftmals nicht das Vergaberecht selbst, sondern der Umgang damit und die Perspektive, mit der das Rechtsgebiet analysiert wird. Ein genauerer Blick verdeutlicht, dass zahlreiche Spielräume und Möglichkeiten existieren, um schnell, effizient und erfolgreich in einem fairen Wettbewerb zu beschaffen. Deshalb plädiert das Deutsche Vergabenetzwerk (DVNW) für die Einführung und Etablierung einer neuen Vergabekultur. Sie besteht aus den drei Grundpfeilern Kommunikation, Wertschätzung und Offenheit.
Mehr Kommunikation wagen
Die Kommunikation zwischen Auftraggebern und -nehmern ist elementar für eine neue Vergabekultur. In der Vergangenheit gab es immer wieder Barrieren zwischen der Auftraggeber- und der Auftragnehmerseite, die allein auf eine unzureichende oder falsche Kommunikation zurückzuführen waren. Diese Hürden existieren zum Teil bis heute und beeinträchtigen den Beschaffungserfolg mitunter erheblich.
Unter dem Titel „Mehr Kommunikation wagen!“ plädiert der Dialogkreis IT des DVNW daher für eine offenere und zeitgemäße Kommunikation zwischen allen Akteuren eines Vergabeverfahrens. Das beginnt bei der Beantwortung von Bewerber- beziehungsweise Bieterfragen im Vergabeverfahren und endet bei der Kommunikation im Rahmen komplexer Verhandlungen. Besonders bedeutsam ist es dabei, die Perspektive der jeweils anderen Seite einzunehmen, um sie und ihre Positionen besser verstehen zu können. Die Offenheit für einen anderen Blickwinkel ist auch die Grundlage für einen wertschätzenden Umgang miteinander.
Mit Wertschätzung zum Miteinander kommen
Die gegenseitige Wertschätzung ist ebenfalls ein kultureller Aspekt und bildet damit eine Grundlage für eine erfolgreiche Beschaffung. Jahrelang arbeiteten beide Seiten „gegeneinander“. Dies ist durch ein „Miteinander“ zu ersetzen, das von gegenseitiger Wertschätzung geprägt ist. Eine Bieterfrage sollte dann nicht mehr lediglich mit „Nein, Ihre Annahme ist unzutreffend“ beantwortet werden. Vielmehr sollten Auftraggeber den Bietern immer signalisieren, wie sie einen besseren Zugang zu und ein besseres Verständnis für die Vergabeunterlagen erreichen können.
Ein weiteres Beispiel aus der Praxis in diesem Zusammenhang ist der Versand der Absagemitteilungen an die unterlegenen Bewerber oder Bieter. Die jeweilige Mitteilung sollte eine fundierte Begründung enthalten und sich nicht auf nichtssagende Floskeln beschränken. Vielfach wird unterschätzt oder nicht beachtet, wie groß die Aufwände sind, die Bewerber und Bieter in ein Vergabeverfahren investiert haben. Da viele Bewerber beziehungsweise Bieter am Ende trotz dieses Engagements mit leeren Händen dastehen, sollte ihnen dafür wenigstens die erforderliche Wertschätzung entgegengebracht werden.
Offen für neue Wege sein
Eine neue Vergabekultur zeigt sich außerdem offen für neue Perspektiven. Dazu gehört zum Beispiel die Verfahrenswahl. Auftraggeber sollten nicht routinemäßig auf das Offene Verfahren oder die Öffentliche Ausschreibung zurückgreifen. Vielmehr sollten die Potenziale des Verhandlungsverfahrens oder auch des Wettbewerblichen Dialogs genutzt werden. Diese Verfahren geben beiden Seiten die Möglichkeit, Impulse einzubringen.
Zum Punkt Offenheit gehört aber nicht nur die Verfahrenswahl, sondern auch der Mut, das Vergaberecht modern zu denken und zu leben. Nicht jede Entscheidung ist gut, nur weil sie „bisher immer so“ getroffen wurde. Es gibt etliche Spielräume, die das Beschreiten neuer Wege ermöglichen.
Das Deutsche Vergabenetzwerk (DVNW) will die im Beitrag beschriebenen Chancen auf einer eigenen Tagesveranstaltung zur „Kultur des Vergaberechts“ am 13. März 2024 in Berlin hervorheben. Das Event richtet sich gleichermaßen an Auftraggeber wie Auftragnehmer. Leser und Leserinnen von Springer Professional und der Fachzeitschrift innovativen Verwaltung erhalten mit dem Code „INNO10“ zehn Prozent Rabatt auf das Ticket. Zu weiteren Informationen und zur Anmeldung geht es unter https://www.kultur-des-vergaberechts.de.