5. RE:MFKR – das Planspiel zu Materialflusskostenrechnung

Mit dem Aufdecken der ersten Aufgabenkarte beginnt das Spiel und damit die erste Spielrunde.

Die Spieler haben in dieser Runde die Aufgabe, ein qualitatives Fließbild zu erstellen und somit Transparenz über die Produktion und deren Abläufe zu schaffen. Dafür müssen die Spieler im ersten Schritt gemeinsam die Prozesskarten mithilfe der Informationen auf der Kartenrückseite in die richtige Reihenfolge legen. Im Anschluss sind die In- und Outputs mithilfe der Pfeile für den jeweiligen Prozess zu bestimmen und auf das Spielbrett zu legen. Hierbei muss beachtet werden, dass den Spielern mehr Pfeile zur Verfügung stehen, als sie benötigen.

Dabei wird das Ziel verfolgt, dass die Spieler sich bewusst mit den verschiedenen Prozessschritten sowie den unterschiedlichen Material-, Energie- und Abfallströmen auseinandersetzen, um ein gesamtheitliches Prozessverständnis zu entwickeln. Dieses wird im weiteren Verlauf des Planspiels benötigt. Im Anschluss an die Erstellung des qualitativen Fließbildes sollen die Spieler jeden Prozess, bei dem Abfälle entstehen, mit einem Abfallchip kennzeichnen (Abb. 5.8).

Die Anordnung der Pfeile sowie eine Übersicht über die Lösung von Runde 1 sind in den Lösungsdokumenten zu finden.

In dieser Spielrunde ist vor allem darauf zu achten, dass die erste Spielrunde zwei Aufgabenkarten (gelbe Karten) umfasst. Mit Abschluss der Runde dürfen die Spieler mit der Spielfigur auf dem Spielplan eine Runde weiterziehen.

Die Spielrunde beginnt mit einem kleinen  Theorieexkurs in das Thema „Mengenstellenbildung“. Eine Mengenstelle (MS) stellt einen oder mehrere Teile eines Prozesses dar, an denen Material verarbeitet oder gelagert wird. Demzufolge können die Mengenstellen unterschiedliche Funktionen wie Umwandlungsprozesse, Wareneingang oder Rohstofflager in der Analyse innehaben. Im Spiel werden ausschließlich Umwandlungsprozesse betrachtet. Bei der Bestimmung einer Mengenstelle werden im ersten Schritt alle physikalischen Informationen zu den Material- und Energieströmen erfasst, d. h. alle Produkte, Zwischenprodukte sowie jegliche Material- und Energieverluste. Im zweiten Schritt erfolgt die Quantifizierung der materialflussbezogenen Kosten entsprechend den Kostenarten, welche in der vierten Spielrunde beschrieben werden. Daher können sich Mengenstellen auch an den betrieblichen Kostenstellen orientieren. Die Flüsse verbinden erkennbar die einzelnen Mengenstellen miteinander und zeigen dadurch die Materialbewegung zwischen den Mengenstellen auf (DIN EN ISO 14051:2011).

Diese Spielrunde wird ausschließlich über die Aufgabenkarte 3 gesteuert. Damit folgt der nächste Schritt der MFKR, die Bildung der Mengenstellen, um auf Basis dieser Festlegung das physikalische Mengengerüst und damit den Grundstein für die gesamte MFKR-Analyse zu legen.

Das Rundenziel besteht darin, dass die Spieler die Grundlagen der Mengenstellenbildung kennenlernen und dieses neu erlernte Wissen auch direkt im Spiel anwenden.

Die Spieler sollen nun auf Basis des Einstiegsvortrags die Mengenstellen bilden. Hierfür erhalten sie vom Spielleiter die Mengenstellenkarten. Auch hier werden, wie bei den Pfeilen, mehr Mengenstellenkarten in das Spiel gegeben als benötigt. Dabei müssen die Spieler entscheiden, welche Prozesse zusammen als Mengenstelle und welche Prozesse als eigene Mengenstelle betrachtet werden sollen.

Haben die Spieler die Mengenstellen festgelegt, soll die Gruppe ihre Entscheidung kurz präsentieren. Weicht deren Lösung von der Musterlösung ab, sollte noch einmal besprochen werden, was bei der Bestimmung von Mengenstellen wichtig ist und wobei hier der Fehler liegen könnte.

An dieser Stelle können auch einige Eckdaten zur Bildung von Mengenstellen mit dem Team wiederholt werden:

Dabei können auch die Folien zu Punkt 5.2 „Bildung von Mengenstellen“ (siehe dazu ReMFKR_Spielpräsentation, die in Abschn. 5.3 als Zusatzmaterial zum Download zur Verfügung steht) zur Hilfe herangezogen werden.

Je nach Gruppe kann in dieser Runde bereits eine intensivere Betreuung als in der vorherigen Spielrunde notwendig sein. Hier ist es wichtig, dass die Spieler die Bildung von Mengenstellen verstanden haben, um diese im eigenen Unternehmen später selbstständig bilden zu können.

Nach erfolgreicher Bestimmung werden die Mengenstellenkarten beschriftet und doppelte  Pfeile entfernt. Damit ist die zweite Spielrunde beendet.

Zu Beginn der Spielrunde 3 ist zunächst ein kleiner Exkurs zum Thema „Materialbilanz“ erforderlich:

Masse oder Energie kann in einem System nicht verloren gehen. Um sicherzustellen, dass alle Energie- und/oder Stoffströme, die im betrachteten System vorkommen, auch berücksichtigt werden, wird für jede Mengenstelle eine Materialbilanz erstellt. Damit wird fehlenden Mengeneinheiten oder Datenlücken entgegengewirkt. Die Materialbilanz ist grundsätzlich eine Gegenüberstellung der physikalischen Größen aller In- und Outputs über einen ausgewählten Zeitraum – im Spiel ein Geschäftsjahr (DIN EN ISO 14051:2011).

Der Spielleiter leitet die dritte Spielrunde mit einer kurzen Theoriepräsentation ein. Auf Basis des erstellten, qualitativen Fließbildes und der Bildung der Mengenstellen erfolgt nun in dieser Spielrunde die quantitative Datenerhebung zur Bestimmung von Material- und Energieflüssen in physikalischen sowie monetären Einheiten. Dabei werden für jede Mengenstelle die jeweiligen In- und Outputs mithilfe einer Materialbilanz erhoben.

Ziel dieser Runde ist es, dass die Spieler verstehen, welche Informationen aus welchen Abteilungen notwendig sind, um das physikalische Grundgerüst der MFKR zu erstellen. Ein besonderer Fokus wird auf Probleme bei der Datenerhebung sowie auf die Nutzung von Materialbilanzen zur Unterstützung einer lückenlösen Datenerhebung gelegt.

Die Spieler werden mit insgesamt sechs Aufgabenkarten durch die Spielrunde gelotst.

Für eine Quantifizierung der Mengen müssen sich die Spieler noch einmal genauer mit den Prozessinformationen auseinandersetzen. Auf Grundlage des qualitativen Fließbildes wissen die Spieler bereits, welche Energie- und Stoffströme in welche Mengenstellen fließen, welches Material in Form von Abfall in der Mengenstelle verbleibt sowie welches Material in Form eines (Zwischen-)Produkts in die nächste Mengenstelle fließt. Daher müssen pro Mengenstelle die eingehenden, ausgehenden und verbindenden Material- und Energieflüsse quantifiziert werden. 

Allerdings wissen die Spieler nicht, wie sie an die gesuchten Mengen kommen. Um diese Frage zu beantworten, sind Informationen von unterschiedlichen Abteilungen notwendig. Genau mit dieser Frage wird in die dritte Runde gestartet. Die Spieler müssen nun überlegen, welche Abteilungen zu kontaktieren sind, um an die benötigten Daten zu kommen und das qualitative Fließbild mit Mengenangaben zu erweitern. Die Spieler werden eingeladen, im Team zu überlegen, welche Abteilungen sie benötigen. Mit den Ergebnissen des Team-Brainstormings gehen sie auf den Spielleiter zu und erfragen die Abteilungsdaten. Die Daten werden im Spiel in Form der Abteilungsdokumente zur Verfügung gestellt. Diese werden nachfolgend vorgestellt:

Gemeinsam mit den Abteilungsdokumenten werden die Berechnungsblätter „Fließbild“ für die Mengenstellen in das Spiel gegeben. Mit den „Fließbild“-Berechnungsblättern werden die Spieler dabei unterstützt, die Materialbilanz pro Mengenstelle zu erstellen. Aufgrund der Komplexität und der Beachtung der Reihenfolge bei der Bearbeitung der Berechnungsblätter werden die Blätter pro Mengenstelle in das Spiel gegeben. Demzufolge bearbeiten die Spieler zuerst das Materialbilanz-Blatt (Fließbild-Berechnungsblatt) der Mengenstelle 1. In Abb. 5.9 ist der Bearbeitungsablauf der Berechnungsblätter dargestellt.

Die Bearbeitung des zweiten Fließbildes für die Mengenstelle 2 wird bewusst mit der Unterstützung des Trainers bearbeitet, da hier im Vergleich zur ersten Mengenstelle eine komplexe Verteilung des Inputs auf die beiden Output-Kategorien Produkt und Materialverlust stattfindet.

Zudem ist es wichtig zu verstehen, dass die Berechnungsblätter aufeinander aufbauen. Das Produkt einer Mengenstelle wird zu einem neuen Inputstoff der nächsten Mengenstelle. Daher muss darauf geachtet werden, dass die Unterlagen in der richtigen Reihenfolge bearbeitet werden. Des Weiteren muss der Trainer darauf achten, dass kein Spieler aufgrund der vielen Rechenarbeit beginnt, seine Teilnahmeaktivität zu reduzieren, oder sich von Teammitgliedern abgehängt fühlt. Der Trainer muss versuchen, den Spieler durch gezieltes Nachfragen und unterstützende Worte wieder einzubinden. Dabei kann es helfen, jedes Teammitglied aufzufordern, mindestens ein Mengenstellen-Fließbild auszufüllen sowie sich gegenseitig dabei zu unterstützen. Diese Runde stellt eine kritische Teamphase dar.

Dem Spielleiter stehen die ausgefüllten Lösungsblätter zur Verfügung, mit denen er die Ergebnisse überprüfen kann. Die Blätter sollten immer kontrolliert werden, nachdem die Spieler sie ausgefüllt haben, damit keine Folgefehler entstehen.

Die Spielerfahrung hat gezeigt, dass es bei Teams, die sich mit der Bearbeitung der Arbeitsblätter der dritten Runde schwertun, hilfreich sein kann, die Arbeitsblätter für alle Mengenstellen gemeinsam mit dem Spielleiter durchzuarbeiten. Hierbei sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die Spieler die Zahlen selbst erarbeiten und der Trainer ausschließlich unterstützt bzw. Hilfestellungen gibt. Grundsätzlich sollte das MFKR-Team zu Beginn erst einmal versuchen, die Berechnungsblätter der Mengenstellen 1, 3 und 4 ohne aktive Trainerbetreuung auszufüllen.

Sind alle Berechnungsblätter ausgefüllt, fällt auf, dass die Energieverbräuche pro Mengenstelle noch fehlen. Bei der Stoffliebe GmbH liegen aktuell keine spezifischen Daten zum Energieverbrauch vor, wie es auch in vielen deutschen Unternehmen der Fall sein kann. Mit dem Energiedatenblatt wird die Methode des Schätzens aufgezeigt und den Spielern nähergebracht. Diese Daten können nun verwendet werden, um die restlichen Lücken zu schließen.

Abb. 5.10 zeigt das Berechnungsblatt für die Mengenstelle 2. Dabei werden die Materialmengen, CO₂ und Materialkosten der Inputströme (neue Materialinputs und Zwischenprodukt von vorheriger Mengenstelle) einer Mengenstelle auf die Outputs (Zwischenprodukt für nächste Mengenstelle und Materialverlust) der Mengenstelle gemäß den vorliegenden Prozessinformationen verteilt.

Im Spiel wird das Produkt einer Mengenstelle als „Zwischenprodukt für die nächste Mengenstelle“ (abgekürzt „ZP“) und die Materialverluste als „MV“ bezeichnet. Die Bezeichnung „Materialverluste“ dient im Planspiel als Sammelbegriff für jegliche Art von Produktionsausschuss und entstandenem Abfall in einem System, vorerst ungeachtet der Abfallfraktion.

Am Ende der Bilanzierung, wenn für alle Mengenstellen sowie die In- und Outputs bestimmt wurden, wird die Gesamtmenge des Abfalls ermittelt und auf der Materialverlustkarte (im Spiel „MV-Karte“ genannt) vermerkt sowie die Massenverhältnisse von Produkt und Materialverlust ermittelt. Das Ergebnis der Produktmenge wird auf der Produktkarte festgehalten. Im Zuge dessen werden auch die Materialverlustkärtchen verwendet.

In dieser Spielrunde werden die physikalischen, monetären und umweltbezogenen Daten endgültig miteinander verknüpft, um systematisch Einsparpotenziale in der Produktion aufzudecken und sichtbar zu machen. Dafür werden die zu ermittelnden Daten in einem gemeinsamen Format, den MFKR-Tabellen (sog. Materialflusskostenmatrizen) für jede Mengenstelle einzeln zusammengetragen.

Ziel der letzten Spielrunde ist es, eine verursachungsgerechte Verteilung der Kosten auf Produkt und Materialverlust vorzunehmen. Dabei werden die Spieler mithilfe der Aufgabenkarten 10–16 durch die Runde geführt und angeleitet.

Der Fokus dieser Runde liegt auf dem Ausfüllen der MFKR-Tabellen. Als Basis für die Runde dienen die ausgefüllten Arbeitsblätter aus der dritten Runde. Die MFKR-Tabellen sind in den Planspielunterlagen auch mit „Japantabellen“ bezeichnet.

In der MFKR werden insgesamt vier Kostenarten definiert, die entsprechend verursachungsgerecht auf Produkt und Materialverlust verteilt werden müssen (DIN EN ISO 14051:2011).

Die vier Kostenarten sind:

Vor allem bei der Verteilung der Kosten des Zwischenprodukts (in Abb 5.11: linker Kasten) sowie der Verteilung der sonstigen Kosten (in Abb 5.11: rechter Kasten) haben die Spieler die größten Schwierigkeiten. Daher sind diese nachfolgend ausführlich erläutert. Auf den MFKR-Tabellen sind zur Unterstützung die Berechnungen der beiden schwierigsten Verhältnisse dargestellt (Abb. 5.11).

Im Folgenden werden die unterschiedlichen Verhältnisse und deren Bildung näher erläutert.

In Abb. 5.13 ist die Berechnung noch einmal visualisiert.

Wie in Abb. 5.13 dargestellt, stellt dann der Verteilungsschlüssel für das Produkt 58 % und für den Materialverlust 42 % dar.

Es wird einmal die Verhältnisberechnung aus der Abb. 5.13 angewendet (Gl. 5.3 und 5.4):

Die Transferphase, das sogenannte Debriefing, ist mitunter die wichtigste Phase und sollte daher nicht unterschätzt werden. Mit dem Transfer soll sichergestellt werden, dass die Teilnehmer die im Spiel erlernten MFKR-Inhalte auf den eigenen Arbeitsalltag übertragen. Während der vier Spielrunden und mithilfe der Impulsvorträge haben die Spieler gelernt, welche Anforderungen eine erfolgreiche MFKR an ein Unternehmen stellt und wie die Methode Einsparpotenziale in der Produktion aufdeckt und visualisiert.

Die Teilnehmer werden im Rahmen einer kurzen Transfer-Abschlusspräsentation vom Spielleiter durch den Transfer geleitet, bei dem die Erkenntnisse des Tages noch einmal aufgegriffen werden, um den Austausch sowie den Wissenstransfer der einzelnen Teilnehmer anzuregen. In der Präsentation sind die wesentlichen Erkenntnisse zusammengefasst, welche allerdings jederzeit von den Spielern ergänzt werden können und sollten.

Die Präsentation endet mit einer Fragefolie, um den Austausch in der Gruppe einzuleiten. Falls die Teilnehmer nicht von selbst mit dem Austausch beginnen, kann der Spielleiter zu Beginn um ein Feedback bitten. Zudem besteht die Möglichkeit, neben den Fragen auf den Folien auch allgemein zu erfragen, was jeder Teilnehmer für sich von dem Planspieltag mitgenommen hat und ob er schon direkte Ansatzpunkte für die eigene Arbeit bzw. die Rolle des Unternehmens als Ganzes erkennen konnte.

Es empfiehlt sich, die genannten Erkenntnisse der Spieler auf einem Flipchart zu sammeln, um erstens eine Dokumentation für die Spieler zu erstellen, damit diese im Nachgang noch genutzt werden kann. Zweitens hat der Spielleiter dadurch eine bessere Möglichkeit, auf die Punkte der Spieler einzugehen und diese in weitere Zusammenhänge zu bringen. Zudem kann er auch Probleme aufgreifen und gezielt darauf eingehen, wie bspw. auf die Herausforderungen bei der Datenerhebung.

Ist der Transfer auf das eigene Unternehmen beendet, können im Nachgang auch noch weitere Szenarien besprochen werden. Dabei kann nochmals Bezug auf die Grenzen der MFKR genommen werden und auf die Auswirkungen, die durch die Wahl der Allokation bei der Kostenverteilung auftreten können. Als spezielles Beispiel kann die im Spiel vorgenommene Allokation des Abwassers gemäß dem Materialverteilungsschlüssel nach Masse mit den Spielern diskutiert werden. Hier sollte darauf hingewiesen werden, dass alternative Allokationskriterien angewendet werden können, wenn dadurch Einsparpotenziale realistischer sichtbar gemacht und Managemententscheidungen zur Umsetzung von Verbesserungen einfacher gefördert werden könnten. So kann beispielsweise eine prozentuale Materialverteilung des Hauptmaterials alternativ als Allokationskriterium genutzt werden oder, im Falle des Abwassers, diese ggf. auch ganz vernachlässigt werden. Dennoch ist hervorzuheben, dass die richtige Wahl des Allokationskriteriums entscheidend ist und zunächst einmal die Allokation nach dem Masseverteilungsschlüssel geprüft werden sollte.

Schließlich ist zu erwähnen, dass ein Transfer stark von den Teilnehmern abhängt. Bei manchen Gruppen findet ohne Einflussnahme des Spielleiters ein sehr aktiver und produktiver Austausch statt, während andere Gruppen oder Spieler eher eine passive Rolle beim Transfer einnehmen und zurückhaltend sind.