Werkzeuge für das Projekt- und Prozessmanagement

Das Prozess- und Projektmanagement spielt heutzutage in den Unternehmen eine immer bedeutendere Rolle. Durch das stetig wachsende Prozessdenken in Unternehmen, welches auch von Kunden gefordert wird, müssen Unternehmen jeder Größe in der Lage sein, mit einem „Methodenkoffer“ auf Veränderungen zu reagieren, Probleme zu analysieren, in Teams auch digital zu kommunizieren und in Projekten alles im Überblick zu behalten.

Es gibt eine Vielzahl von Methoden und Werkzeugen, die in unterschiedlichsten Situationen angewendet werden. Dieses Kapitel zeigt das Zusammenspiel der im Buch vorgestellten Werkzeuge vor. Zunächst werden die Beziehungen zwischen allen Kapiteln untereinander zugeordnet. Daraufhin folgt die Einteilung der Tools in Abhängigkeit der Projektphase, in Abhängigkeit vom Teamentwicklungsprozess und zuletzt in Abhängigkeit von der Aufgabenstellung im Prozessmanagement.

In diesem Kapitel werden nützliche Werkzeuge für die Leitung und Moderation von Teams vorgestellt. Diese Werkzeuge können sowohl in Projektteams als auch in Gruppen oder Abteilungen wertvolle Unterstützung leisten. Die ersten vier Werkzeuge fokussieren sich auf das Management des „Faktors Mensch“ in einer Organisation. Die dann folgenden Werkzeuge stellen das effiziente und effektive Arbeiten im Team in den Fokus.

In der Literatur und Praxis sind verschiedene Methoden und Werkzeuge zur Problemlösung und Analyse zu finden. Folgend werden einige in der Praxis relevante ausgewählte Methoden dargestellt und beschrieben. Auch innerhalb der Problemlösung können die verschiedenen Methoden und Werkzeuge für verschiedene Probleme genutzt werden. So lässt sich z. B. der PDCA-Zyklus, welcher als die „Mutter“ aller Problemlösungsmethoden gilt, ideal als Start für die Problemlösung in Unternehmen einordnen. Darauf bauen einige der hier beschriebenen Methoden auf. Der 8D-Report findet z. B. in der Automobil-Branche vermehrt seine Anwendung, anders wiederum wird das Ursachen-Wirkungs-Diagramm branchenübergreifend angewendet. Auf der anderen Seite gibt es z. B. auch die Six Sigma-Methodik, welche zunächst als Managementsystem oder auch als Optimierungsmethode bezeichnet wird. Dahinter steckt aber im Grunde das Lösen von Problemen mit der Hilfe von Zahlen, Daten und Fakten (ZDF). Dieses Kapitel zeigt Ihnen einige Methoden auf. Suchen Sie für sich und Ihr Problem die beste Methode aus und wagen Sie sich auch mal an andere Methoden, als die Ihnen schon Bekannten auszuprobieren. Dies kann Ihrem Unternehmen helfen, auch mal andere Blickwinkel zu erhalten.

In diesem Kapitel sind Werkzeuge des Prozessmanagements dargestellt. Man kann unterscheiden zwischen Werkzeugen, die eher der Schaffung eines Überblicks aus der Hubschrauberperspektive dienen (Prozesslandkarte und SIPOC) und Werkzeugen zur Detailanalyse. Einige Werkzeuge sind tendenziell einfach anzuwenden, andere sind hingegen in ihrer Anwendung und ihrem Informationsgehalt komplexer (z. B. Wertstromanalyse und Makigami Analyse) und erfordern eine intensivere Auseinandersetzung mit der jeweiligen Methode.

In diesem Abschnitt werden einige grundlegende Werkzeuge des klassischen Projektmanagements dargestellt. Je nach Projektart und Projektgröße sind natürlich weitere Werkzeuge erforderlich. Neben dem klassischen Projektmanagement gibt es außerdem noch agiles und hybrides Projektmanagement. An dieser Stelle sei z. B. auch auf die Abschn. 4.5 und 5.11 und die weiterführende Literatur im Literaturverzeichnis verwiesen.

Das Anwenden von Kreativitätstechniken fällt kreativen Menschen leichter, als beispielsweise analytischen Menschen. Auch die Einsatzmöglichkeiten für Kreativitätstechniken können sich unterscheiden, da sie zum einen eingesetzt werden können, wenn völlig neue Ideen entwickelt werden müssen, aber auch, wenn schon bestehende Konzepte weiterentwickelt oder optimiert werden sollen. Das folgende Kapitel enthält sowohl für das Generieren völlig neuer Ideen viele Tools, stellt aber auch Werkzeuge vor, die zur Weiterentwicklung von ersten Ideen genutzt werden können. Außerdem können die Tools zum einen analytischen Menschen dabei helfen, ihre Kreativität anzukurbeln und zum anderen kreativen Menschen helfen, ihre vielen Ideen zu systematisieren und einzuordnen.

Eine der Hauptaufgaben im Management ist das Treffen von Entscheidungen. Das geschieht fast immer unter Unsicherheit, d. h. es liegen nicht 100 % der wünschenswerten Informationen vor, um eine möglichst gute Entscheidung zu treffen. Um aber trotzdem im Rahmen der vorliegenden Fakten zu einer möglichst guten und objektiven Entscheidung zu kommen, können die hier beschriebenen Werkzeuge helfen.

Viele der in den vorangegangenen Kapiteln beschriebenen Projektmanagement-Werkzeuge lassen sich durch digitale Varianten ergänzen und ersetzen. Physische Werkzeuge finden sich nur noch dort, wo sie einen zusätzlichen Nutzen gegenüber einer digitalen Variante versprechen (z. B. haptische Erlebnisse). Digitalisiertes Projektmanagement ist daher ohne digitale Werkzeuge und Softwarelösungen nicht denkbar. Neben speziell für Projektmanagementaufgaben entwickelter Software, stehen insbesondere unterstützende digitale Werkzeuge, wie beispielsweise digitale Kommunikationswerkzeuge, im Fokus dieses Kapitels. Auf einzelne Anbieter und Umsetzungen wird nicht eingegangen. Vielmehr befasst sich dieser Buchabschnitt mit der Frage, wie Sie das für Ihr Projekt ideale digitale Werkzeug auswählen und einführen. Insbesondere eine geringe Akzeptanz und ein schlechtes Nutzerverhalten können produktivitätshemmend sein. Schlussendlich kommt der Punkt, an dem die vorhandene digitale Lösung an ihre Grenzen stößt oder am Markt überholt wurde. Die Ablösung vorhandener Lösungen bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich.