Erfolgreiche Verhandlungsführung in Einkauf und Logistik

Die Verhandlungsführungen der Einkäufer wie der Verkäufer waren in der Corona-Krise extrem belastend für beide Seiten. Wichtige Verhandlungen finden meist immer noch in persönlichem Kontakt von Angesicht zu Angesicht statt ob zu weit oder in größeren Runden. Hier können erfahrene Einkäufer im persönlichen Kontakt die besten Einkaufsergebnisse erzielen. Im persönlichen Gespräch sind Gestik, Mimik, Verhalten und Auftreten des Gegenübers besser zu erkennen als in einer mehr unpersönlichen Video-Konferenz. Die Videokonferenz kann nur einen Ausschnitt der Persönlichkeit des anderen wahrnehmen.

UntersuchungenSelbstmotivation haben ergeben, dass die Beurteilung eines Menschen zu 55 % von seinem Äußeren abhängt. Das Auftreten beeinflusst Andere zu 38 % und die Stimme sowie der Inhalt des Gesprochenen zeigen nur einen Beeinflussungsgrad von 7 %.

Bei einer VerhandlungVorbereitungorganisatorische kann es eine ähnlicheVerhandlungVorbereitung Situation geben. Sie können mit einem Gesprächspartner wie zwei Vögel ein Stück Weg gemeinsam fliegen, oder Sie sind wie die zwei persischen Vögel so miteinander verknüpft, dass Sie nicht mehr frei fliegen können und nur noch flattern oder gar abstürzen.

Jede Verhandlung mit einem Gesprächspartner hat einen konkreten Anlass. Der Einkäufer will je nach Aufgabengebiet Material oder Dienstleistungen verhandeln. Das ist die SachebeneSach-Beziehungsebene einer Verhandlung. Da an der Verhandlung auch Menschen beteiligt sind, die ihre Eigenarten, Vorurteile und Voreingenommenheiten in die Verhandlung mit einbringen, spielt eine weitere Ebene in Verhandlungen eine wichtige Rolle: die Beziehungsebene.

Wer über Macht verfügt, kann auch ultimativ verhandeln. Macht kann eine einseitige Abhängigkeit der Lieferanten vom Kunden bedeuten (siehe Zulieferer der Automobilindustrie), Macht kann ein bestimmtes Volumen bedeuten oder aber einen Prestigegewinn darstellen. So kann ein Zulieferer in der Werbung darauf hinweisen, dass er Teile für das Fahrzeug Maybach ausliefert.

Einkäuferinnen und Einkäufern stellen sich immer wieder die Frage, wie sind denn so die Verkäufer. Na ja, zuallererst sind auch Verkäufer Menschen, Menschen die Angst vor einem „Nein“ haben. Sie setzen alles daran, um dieses Nein zu verhindern. Für den Verkäufer hängt sehr viel davon ab, dass der Einkäufer nickt, anstatt den Kopf zu schütteln. Neben dem Bonus (der Verkäufer hat ein großes Dollarzeichen im Auge, wie der Einkäufer übrigens auch!), hängt vor allen Dingen auch das Image ab, nämlich zu gewinnen. Für den Verkäufer ist es niederschmetternd, wenn er seinem Chef sagen muss, dass er den Auftrag nicht erhalten hat.

Bei InvestitionsentscheidungenVerkäufer sind oftmals mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen an der Entscheidungsfindung beteiligt. Erfahrene Vertriebsprofis und Verkäufer wissen dies und suchen gezielt die wichtigen Entscheider, welche oft im Hintergrund agieren, die sog. „grauen Eminenzen“. Wenn diese Entscheidungsträger von einem Produkt überzeugt sind, so gestaltet sich der nachfolgende Verkaufsprozess oft einfacher und schneller.

Telefonieren kann wohl jeder, denken die meisten Menschen. Sie im Einkauf wissen, wie wichtig und auch manchmal schwierig wirkungsvolle Telefonate sind. Deshalb vorab ein paar grundlegende Gedanken zu diesem Thema.

Von Juni 2019 bis Anfang 2022 sind die Frachtraten der Route Schanghai nach Europa bis für 20 Fuß Container von 2000 US$ bis 14.000 US$ gestiegen. Gleichzeitig hat die verfügbare Kapazität der Container abgenommen. Normalerweise dauert es 35 bis 40 Tage bis eine Reederei die Container zurück erhält.

Eine allgemeinVerhandlungschwierige Partner bekannte Situation: eine VerhandlungMangel mit einem Lieferanten hat begonnenMonopoliste und zu einem bestimmten ZeitpunktMafia wird das Gespräch zäh. Die Positionen wurden von beiden Seiten dargelegt und sind festgefahren: die Verhandlung droht zu scheitern und man empfindet seinen Verhandlungspartner als schwierig.

Ein Lieferant möchte einen Termin mit Ihnen vereinbaren. Da die Neuheit aus dem Hause des Lieferanten für Sie interessant erscheint, informieren Sie Ihre Fachabteilung über den Besuch des Lieferanten. Der Lieferant liefert ihnen bisher C-Materialien. Die Fachabteilung ist für die Neuheit aufgeschlossen und möchte an dem Termin teilnehmen. Sie vereinbaren deshalb einen Termin für Donnerstag, um 10 Uhr in Ihrem Hause. Der Verkäufer soll sich am Empfang melden.

Die letzte Phase der Verhandlung wird nun eingeläutet. Einkäufer und Verkäufer haben sich persönlich und inhaltlich ausgetauscht. Argumente wurden durch Gegenargumente neutralisiert und wiederum durch Gegen-Gegen-Argumente doch noch als Punkte verbucht. In Abhängigkeit der Positionen, Vorbereitung und Argumentationstechniken wurde ein für beide Seiten zufrieden stellendes und akzeptables Verhandlungsergebnis erreicht. Es kommt nun zur Abschlussphase.

Das beste Verhandlungsergebnis ist wertlos, wenn es nicht in eine wirksame und klare rechtliche Form gebracht wird. Am Ende jeder Verhandlungsführung muss daher die vertragliche Fixierung stehen – in welcher Form auch immer. Nach Vertragsschluss ist das Vertragsmanagement allerdings nicht beendet, denn es sollte ständig überprüft werden, ob der Vertragspartner seine Vertragspflichten auch ordnungsgemäß und fristgerecht einhält. Nachfolgend werden die wesentlichen Eckpunkte des Vertragsmanagements für den Einkauf behandelt.

Die Bedeutung von Soft Skills in Einkaufsverhandlungen ist seit jeher ungebrochen: die meisten Entscheidungen, ob im Einkauf, Verkauf, im Konzeptionellen oder Strategischen werden auf der Beziehungsebene verhandelt. Verhandeln ist ein hoch komplexes Phänomen. Verhandlungsgeschick kann aufgrund seiner Vielschichtigkeit und seiner ganz unterschiedlichen Aspekte als eine Kunst bezeichnet werden.

Sie kennen inzwischen die Bedeutung einer exzellenten Vorbereitung auf Ihre Einkaufsverhandlungen. Und wenn Sie ein richtig guter Verhandlungsprofi sind, dann beachten Sie sogar die „3. Dimension“, also die Strategie vor, neben und nach der Verhandlungskommunikation „am Tisch“. Möglicherweise haben Sie sogar schon gelernt, partner- und zielorientiert zu verhandeln und Ihre Argumente auf Ihren Verhandlungspartner auszurichten. Wenn Sie diese Dinge für sich effektiv umsetzen, gehören Sie zur „Bundesliga“ der Verhandler.

Der ersteBusiness-Etikette Eindruck zählt. Diese Weisheit ist zwar altbekannt, aber sie kann nicht oft genug betont werden. Der EindruckEinkaufs-managerin, den Geschäftsleute bei Kunden und Partnern machen, fällt auf das von ihnen repräsentierte Unternehmen zurück.

EssenGeschäftsessen und Trinken hält Leib und Seele zusammen, sagt ein altes Sprichwort. Heute lässt sich ergänzen: Und es hilft, in angenehmer Atmosphäre Kontakte zu pflegen und zu kommunizieren. Meist ist damit der Boden für spätere Verhandlungen und erfolgreiche Abschlüsse bereitet. Gemeinsamer Genuss verbindet.

Frauen verhalten sich in Verhandlungen nicht nur anders als Männer, sie erleben diese Situation auch anders und legen andere Wertmaßstäbe an. Es gibt keine Aussagen darüber, welcher Stil besser oder erfolgreicher ist.

Die Profi-EinkäuferinEinkaufs-managerin erledigt einen harten Job, der jede Menge persönlichen Einsatz und eine Vielzahl von komplexen Fähigkeiten verlangt. Es ist ihre Aufgabe, mit Zulieferern zum Teil harte Preisverhandlungen zu führen. Dabei hat sie es oft mit geschulten Verkäufern zu tun. Als Expertin verfügt sie daher neben der richtigen Fachkompetenz auch über große kommunikative Kompetenz. Sie kennt die Unterschiede im Kommunikationsverhalten und ihre Ursachen und kann dieses Wissen gewinnbringend für sich und ihre Firma einsetzen.

Es gibt einenBestechung sogenanntenDiebstahl inoffiziellenKorruption „Korruptionsgefährdungsindex“ innerhalbSpionage der Unternehmensbereiche. Auf diesem „Gefährdungsindesx“ steht die Einkaufsabteilung mit an oberster Stelle. Dies bedeutet, dass der Einkauf mit am häufigsten betroffen ist, durch Geschenke der Vertriebsmitarbeiter der Lieferanten beeinflusst zu werden, um es höflich auszudrücken.

Die ProminentVerhandlungFührung DosiertechnikUnternehmen, kleine, mittlere und große GmbH ist ein weltweit führender HerstellerIndustrieunternehmen, mittelständisches und Systemanbieter der Pumpenindustrie, Mess- und Regeltechnik sowie der Wasseraufbereitung. Im Unternehmen sind ca. 1500 Mitarbeiter in 41 Auslandsniederlassungen und über 80 ausländischen Vertretungen beschäftigt. Die Produktpalette beinhaltet Pumpen, Sensoren, Mess- und Regeltechnik, sowie komplette Anlagen (z. B. Ozon- oder UV-Anlagen) zur Wasseraufbereitung. Als Systemanbieter werden dem Kunden nicht nur die reinen Produkte angeboten, sondern auch individuelle Problemlösungen und Anlagen geplant und implementiert. Das Einkaufsspektrum beinhaltet u. a. Kunststoff- und Edelstahl-Halbzeuge, Spritzguss-, Dreh-, Stanz- und Biegeteile, Armaturen und elektronische Bauteile.

Die USA sind außerhalb von Europa Deutschlands bedeutendster Handelspartner und der mit Abstand beliebteste Standort für deutsche Direktinvestitionen im Ausland. Das Land der unbegrenzten Möglichkeiten bietet vielfältiges Geschäftspotenzial sowohl auf der Absatz- als auch auf der Beschaffungsseite.

Die deutschen Einkäufer machen bei Verhandlungen in englischer Sprache und mit englischen Geschäftspartnern oftmals typische „deutsche Fehler“.

Die konstruktiv-kritische Auseinandersetzung mit den beschaffungspolitischen GegebenheitenBedarfsermittlung des eigenen Unternehmens in der Entstehungsphase eines Bedarfs, einer Investition, eines Outsourcing-Projekts ist der erste Schritt in die richtige Richtung, denn hier gibt es häufig „Störfeuer“.

Der EinkaufEinkaufs-organisation, optimale kann durch eine optimale Organisationsstruktur nachweislich bessere EinkaufsergebnisseMitarbeitermotivation erzielen als bei oft herkömmlichen Hierarchie- und Informationsebenen. Dies ist ein Ergebnis des Bundesverbandes Materialwirtschaft Einkauf und Logistik (BME) in Frankfurt. Unabhängige Untersuchungen von Forschungsinstituten kommen zu ähnlichen Ergebnissen.

Was der chinesischeLieferanten-potenzial Stratege Sun Tsu vor langer Zeit formulierte, ist für die Marktmechanismen von zeitloser Aktualität. Natürlich hat sich der Sprachgebrauch etwas geändert, und der Lieferant wird – bei zunehmender Abhängigkeit vom Zulieferer – zu Recht mehr als Partner denn als Gegner gesehen. Nichtsdestotrotz muss der Einkäufer für Verhandlungen mit dem richtigen Rüstzeug ausgestattet sein.

In den letztenRohstoff Jahren führte der steigende Bedarf nach Rohstoffen zu Preisexplosionen am Rohstoffmarkt. Seit 1962 ist der weltweite Bedarf von Molybdän um 500 % gestiegen. Der Preis von Molybdän ist seit dem Jahr 2000 um fast 1000 % gestiegen. Im Jahre 2003 kostete eine Tonne Kupfer weniger als 2000 € (ca. 1740 €).

Die elektronische Beschaffung (E-Procurement), also die Beschaffung über moderne Kommunikationsmedien, hat die Beziehungen zwischen Herstellern und Lieferanten in weiten Teilen verändert und wird auch noch in den kommenden Jahren weitere Veränderungen nach sich ziehen. Die modernen Kommunikationsmedien – allen voran das Internet – begünstigen Einkäufer bei ihrer täglichen Arbeit, sodass auf den vornehmlich vorherrschenden Käufermärkten, diese ihre Markt- und Machtposition bestens ausschöpfen können. Informationen sind heute relativ leicht und zeitnah zu beschaffen.

Mit zunehmender Verflachung der Wertschöpfungstiefe werden Lieferanten zu einem bestimmenden Faktor in der Wertschöpfungskette des Unternehmens. Wenn beispielsweise in der Automobilindustrie weit über die Hälfte an Wertschöpfung zugekauft wird, zeigt sich, dass die Auswahl und der richtige Umgang mit Lieferanten entscheidend zum Erfolg oder Misserfolg eines Produzenten beitragen. Einer der innovativsten und jüngsten Automobilhersteller, MCC Smart, trägt weniger als 10 % zur Wertschöpfung im „Smart“ bei und bei der Audi AG werden in einzelnen Werken über 90 % der Teile Just-in-Time angeliefert.

Unternehmens- und branchenbezogene sowie gesellschaftliche Wandlungen ändern die Bedingungen des Wettbewerbs, denen Sie und ihr Unternehmen sich gegenüber sehen, nahezu tagtäglich. Ausgehend von diesen Veränderungen muss sich auch der unternehmerische Einkauf und mit ihm jeder einzelne Einkäufer neu positionieren. Mehr denn je ist der professionelle Einkäufer aufgefordert, neue Gestaltungskonzepte anzuwenden und sich neue Methoden anzueignen bzw. bestehende Kostensenkungspraktiken weiter zu entwickeln.

Unter dem Begriff Risikomanagement kann die Gesamtheit aller Maßnahmen verstanden werden, die eingesetzt werden, um potenzielle Risiken zu erkennen und zu bewerten. Ein wichtiges Ziel ist es, bereits bekannte Risiken mit geeigneten Strategien und Methoden zu beherrschen. Das Risikomanagement in der Beschaffung hat also rechtzeitig die Risiken zu identifizieren, sich Kenntnisse zu verschaffen, welche Konsequenzen die Übernahme der Risiken mit sich bringt und die Risikopotenziale mit geeigneten Methoden so weit wie möglich zu reduzieren.

Bedingt durch die Corona-Krise und den Auswirkungen des Ukraine-Krieges haben viele kleine und großen Unternehmen, Handwerksbetriebe und ein Großteil der Lieferanten plötzlich einen Engpass an Materialien und Energie welcher noch vor wenigen Jahren undenkbar gewesen wäre.