Interviewt wurde: Professor Dr. Christian Langmann lehrt Controlling und Rechnungswesen an der Hochschule München und berät Unternehmen bei der Digitalisierung des Controllings.
Interviewt wurde: Professor Dr. Christian Langmann lehrt Controlling und Rechnungswesen an der Hochschule München und berät Unternehmen bei der Digitalisierung des Controllings (Abb. 1).
Während Konzerne schon lange mit automatisierten Prozessen in der Finanzabteilung arbeiten, stehen kleine Betriebe oft erst am Anfang. Wie die Umsetzung funktioniert, erklärt Springer-Autor Christian Langmann im Gespräch.
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Springer Professional: Können Sie uns kurz einen Überblick geben, wie weit die deutschen Unternehmen bei der Digitalisierung im Bereich Controlling und Rechnungswesen überhaupt sind? Ist der Einsatz von RPA-Software dort eher die Regel oder noch die Ausnahme?
Christian Langmann: Die Digitalisierung verändert den Bereich Controlling und Rechnungswesen in einer ganzen Reihe von Dimensionen. Am offensichtlichsten ist die Einführung neuer Technologien wie Big Data, Predictive Analytics oder Robotic Process Automation (RPA). Hierbei zeigen Studien, dass Unternehmen der Digitalisierung und ihren Technologien zwar ein hohes Potenzial für das Controlling und Rechnungswesen zuschreiben. Allerdings stehen viele Unternehmen, vor allem die kleinen und mittleren, hierbei aber erst am Anfang oder haben noch keine konkreten Projekte umgesetzt.
Haben Sie hierzu Zahlen?
Eine gerade veröffentlichte Studie von Pwc zu RPA im Rechnungswesen verdeutlicht den Zusammenhang: Hiernach haben zwar mehr als die Hälfte (54 %) der befragten Unternehmen aus Deutschland, der Schweiz und Österreich bereits RPA im Einsatz, aber der Großteil nutzt dabei nur wenige Roboter und setzt RPA somit noch nicht breitflächig ein, sieht aber gleichzeitig Potenziale für den weiteren Ausbau.
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Für welche Aufgaben sind die speziellen RPA-Programme besonders sinnvoll? Haben Sie ein praktisches Beispiel für uns?
Grundsätzlich eignet sich RPA vor allem für repetitive, stabile und standardisierte Prozesse, die keine oder wenig Ausnahmen haben und hohe Datenmenge bearbeiten. Da Roboter die menschliche Interaktion mit Applikationen nachahmen, muss es sich um Prozesse oder Prozessschritte handeln, in denen mit digitalen Applikationen und Systemen gearbeitet wird und keine analogen Schritte vollzogen werden, wie etwa Berichtsergebnisse zu diskutieren. Häufig setzen Unternehmen Roboter im Controlling und Rechnungswesen für das Standard-Reporting ein. Das Reporting wiederholt sich regelmäßig, zum Beispiel täglich oder monatlich, ist stabil und standardisiert mit wenig Ausnahmen, das heißt, es greift immer auf die gleichen Daten und Systeme zu, und verarbeitet oft hohe Volumina.
Können Sie uns kurz erläutern, wie die Einführung von RPA im Finance-Bereich typischerweise abläuft?
Die Einführung startet typischerweise mit einem kleinen Team, das einen Proof-of-Concept (PoC), also einen Piloten durchführt. Hierbei wird RPA am Beispiel eines bekannten Prozesses aus dem Controlling und Rechnungswesen verprobt. Ein bekanntes Pharma-Unternehmen hat zum Beispiel das tägliche Vertriebsreporting hierfür herangezogen, das aus einer Vielzahl von Systemen gespeist wurde. Erst nach erfolgreichen PoC startet die eigentliche Einführung von RPA mit der Prozessauswahl, der Auswahl der RPA-Plattform, dem Operation Model, der Governance, dem Change Management und vielem mehr.
Wo liegen die größten Herausforderungen dabei?
In der Regel liegen die größten Herausforderungen bei der Einführung von RPA nicht im technischen Bereich, sondern bei nicht-technischen Faktoren wie dem Zustand der vorliegenden Prozesse oder der Überzeugung von Mitarbeitern.
Müssen Mitarbeiter um ihren Arbeitsplatz fürchten, wenn der Roboter ihnen tägliche Routineaufgaben abnimmt? Wie wandelt sich ihr Arbeitsalltag in der Praxis?
Unternehmen versprechen sich durch den Einsatz von RPA Effizienzgewinne, was nicht automatisch mit dem Abbau von Arbeitsplätzen gleichzusetzen ist. Vielmehr müssen sich Mitarbeiter darauf einstellen, dass sie künftig mit Robotern zusammenarbeiten. Dabei übernimmt der Roboter heute die repetitiven, einfachen Prozessschritte, wie zum Beispiel Massenbuchungen, Rechnungserstellung und -versand, und bindet den Mitarbeiter bei Ausnahmen oder komplexen Entscheidungen, etwa im Fall von unklaren Buchungsanweisungen, mit ein. Der Mitarbeiter entscheidet dann über den nächsten Schritt und übergibt den Prozess zurück an den Roboter.
Was bedeutet die Umstellung auf RPA-Programme für das Fachwissen in den Controlling- und Buchhaltungsabteilungen?
Wird RPA breitflächig ins Controlling und Rechnungswesen eingeführt, verändern sich bestehende Prozesse sowie Arbeitsschwerpunkte und erforderliche Kompetenzen der Mitarbeiter. Diese benötigen dann zumindest grundlegende Kenntnisse und Kompetenzen in RPA, alleine schon um die Anwendungsmöglichkeiten und Grenzen der Technologie zu kennen.
Brauchen die Unternehmen bestimmte Entwicklungs- und Bildungsstrategien für ihre Beschäftigten?
Durch die Einführung von RPA werden aber auch ganz neue Rollen und Aufgabenfelder geschaffen, auf die einige Unternehmen schon heute mit neuen Fortbildungsstrategien reagieren. Ein großes Logistik-Unternehmen hat im Rechnungswesen beispielsweise die Rolle eines Automatisierungsexperten geschaffen, die eigens ausgebildet werden. In dieser Rolle sollen Mitarbeiter unter anderem in die Lage versetzt werden, etablierte RPA-Lösungen technisch zu warten und damit eine Art „First Level Maintenance“ durchzuführen.
