Bewältigungsstrategien von Videoconference Fatigue

Die im März 2020 von der Weltgesundheitsorganisation (WHO) ausgerufene COVID-19 Pandemie hatte – und hat teilweise noch immer – einen erheblichen Einfluss auf Milliarden von Menschen weltweit. Die Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie führten insbesondere im Berufsalltag, im Bildungsbereich sowie auch im Privatleben zu Veränderungen in der Kommunikation (Bullock et al. 2021). Persönliche Interaktionen waren nicht mehr im gleichen Umfang wie vor der Pandemie möglich und IT-basierte Kommunikation wurde vermehrt eingesetzt. Besonders Videokonferenzen erfreuten sich zunehmender Beliebtheit, unter anderem deshalb, weil sie der Face-to-Face-Kommunikation ähnlich sind (Fauville et al. 2021; Riedl 2022). Die Nutzung von Videokonferenzen hat sich in allen Branchen verbreitet. Im Bildungsbereich wurden beispielsweise Präsenzveranstaltungen durch Online-Lehre ersetzt und auch in Unternehmen stieg die Zahl der virtuellen Meetings. Auch Arzt-Patienten-Gespräche haben sich zumindest teilweise in den Online-Bereich verlagert. Videokonferenzsysteme wie Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams, Skype sowie Google Hangouts fungierten dabei als Kommunikationsmittel. Seit Beginn der Pandemie stieg die Nachfrage nach diesen Systemen enorm. Die Anzahl der Website-Besuche von zoom.us belief sich beispielsweise im Oktober 2021 auf rund 1,953 Mrd.. Zwei Jahre davor lag die Anzahl der Visits bei 87,4 Mio. (SimilarWeb 2023). Weiter wird auf statista.com prognostiziert, dass sich das weltweite Videokonferenz-Marktvolumen im Jahr 2027 auf rund 11 Mrd. US-Dollar belaufen wird, mehr als doppelt so viel wie 2019 vor Ausbruch der Corona-Pandemie (Statista 2022).

Aus diesen Ausführungen folgt, dass sich die Kommunikation und somit die Interaktion von vielen Menschen weltweit in den letzten Jahren signifikant verändert hat. Es ist daher wichtig, die Wirkungen des vermehrten Einsatzes von Videokonferenzsystemen wissenschaftlich zu untersuchen, um insbesondere auch mögliche negative Wirkungen beschreiben und erklären zu können. Auf diesen Erkenntnissen aufbauend können Interventionen entwickelt werden, die wirksam zur Eindämmung der negativen Folgen beitragen.

Die möglichen Vorteile von Videokonferenzsystemen sind unbestritten (z. B. Ähnlichkeit zu Face-to-Face-Kommunikation bei gleichzeitiger Ortsunabhängigkeit, Einsparung von Emissionen durch Reiseverzicht, reduzierte Reisekosten). Die umfassende Nutzung von Videokonferenzsystemen und der drastische Übergang von physischen zu digitalen Interaktionen hat jedoch ein neues Phänomen hervorgerufen, das als Videoconference Fatigue (VCF) bezeichnet wird (der Begriff „Zoom Fatigue“ wird in der Fachliteratur synonym verwendet). Im Allgemeinen versteht man darunter die stressbedingte Erschöpfung, die sich durch die Nutzung von Videokonferenzsystemen ergibt (Nesher Shoshan und Wehrt 2021). Riedl (2022, S. 157) hat kürzlich auf der Basis einer inhaltsanalytischen Auswertung von zwölf Definitionen eine die inhärenten Phänomeneigenschaften integrierende Begriffsbeschreibung vorgelegt (wörtliche Übersetzung aus dem Englischen): „Videoconference Fatigue ist definiert als somatische und kognitive Erschöpfung, verursacht durch die intensive und/oder unsachgemäße Verwendung von Videokonferenz-Tools, häufig begleitet von Symptomen wie Müdigkeit, Sorge, Angst, Burnout, Unbehagen und Stress sowie anderen körperlichen Symptomen wie Kopfschmerzen.“ Für eine Darstellung möglicher neurokognitiver Ursachen von VCF verweisen wir auf Arbeiten von Bailenson (2021) und Riedl (2022).

Aufgrund der Tatsache, dass viele Organisationen und Menschen Videokonferenzen mittlerweile massiv in ihr Arbeits- und Privatleben integriert haben und auch Post-Corona ein hoher Verwendungsgrad prognostiziert wird (z. B. aufgrund von Homeoffice; Bolkart 2022), ist die Auseinandersetzung mit diesem neuen Phänomen von hoher Relevanz (Fauville et al. 2021). Weiter wird die Bedeutung der Thematik aus Unternehmenssicht durch Befunde untermauert, die zeigen, dass Videoconferencing sowie die daraus resultierende Ermüdung mit verminderter Arbeitsleistung (Nesher Shoshan und Wehrt 2021), reduzierter Kreativität (Brucks und Levav 2022) und erhöhten Depressions- und Burnout-Tendenzen (Montag et al. 2022) einhergehen können. Nicht zuletzt aufgrund solcher Befunde werden in der Praxis Bewältigungsstrategien gegen VCF dringend benötigt, um die negativen Wirkungen zu vermeiden, zumindest aber abzuschwächen.

In Anbetracht der beschriebenen Ausgangssituation ist es das Ziel des vorliegenden Beitrags, aufzuzeigen, welche VCF-Bewältigungsstrategien bislang in der Fachliteratur beschrieben wurden. Die konkrete Forschungsfrage lautet: Welche Bewältigungsstrategien gegen Videoconference Fatigue werden in der Fachliteratur beschrieben und mit welcher Häufigkeit? Bezugnehmend auf Fischer und Riedl (2017, S. 380) ist eine Bewältigungsstrategie ein Denk- oder Verhaltensmuster, das Menschen bzw. Organisationen anwenden, um mit schwierigen Situationen umzugehen und um Belastungen sowie Stress zu vermeiden oder reduzieren.

Es wurde eine systematische Literaturanalyse durchgeführt, so wie sie von Webster und Watson (2002) und vom Brocke et al. (2009) vorgeschlagen wird. Um Fachliteratur zu VCF zu identifizieren, erfolgte eine Recherche in folgenden Wissenschaftsdatenbanken: Web of Science, Scopus, IEEE Xplore, ACM Digital Library, AIS eLibrary und EBSCO Host. Für die Recherche wurden folgende Schlüsselwörter in Anlehnung an Riedl (2022) verwendet (Spezifikation Title, Abstract, Keywords): „videoconferenc* fatigue“, „zoom fatigue“, „videoconferenc* stress“, „videoconferenc* exhaustion“ und „virtual meeting fatigue“. Neben den oben genannten Datenbanken wurde zudem eine Suche auf der Grundlage der Software „Publish or Perish“ von Harzing (Version 8.2.3944 Windows GUI Edition) durchgeführt (Angabe Titelwort, Angabe der Datenbank: Google Scholar, letzte Abfrage: 2. Mai 2022). Es wurden 334 Beiträge identifiziert. Daraufhin wurden 103 Duplikate entfernt. Im Anschluss wurden die 231 Beiträge auf die Relevanz für diese Arbeit geprüft. Konkret wurden nach Studium von Titel und Abstract jene 32 Quellen ausgeschlossen, die überhaupt keinen Bezug zu VCF hatten. Im nächsten Schritt wurden die übrigen Artikel im Detail analysiert und Einschluss- und Ausschlusskriterien angewandt. Einschlusskriterium: Der Artikel konzentriert sich auf die Analyse von VCF und/oder untersucht Faktoren, die mit der Erschöpfung von Videokonferenzen zusammenhängen. Ausschlusskriterium: Artikel, die sich mit spezifischen Themen wie der Erschöpfung durch die COVID-19-Pandemie, der Nutzung sozialer Medien, der allgemeinen Mediennutzung und dem Einsatz von Videokonferenzen ohne direkten Forschungsbezug zu VFC befassen. Zudem wurden nicht wissenschaftliche Arbeiten ausgeschlossen (es handelte sich hierbei insbesondere um journalistische Beiträge zu VCF im Internet). So wurden 42 für diese Arbeit relevante Quellen ermittelt.

Ergänzend dazu wurde eine Rückwärts- und Vorwärtssuche durchgeführt, wie sie von Webster und Watson (2002) empfohlen wird. Durch diesen Schritt konnten noch sechs weitere Quellen identifiziert werden. Die ausgewählten Artikel wurden einer inhaltlichen Volltextanalyse unterzogen. Von den 48 untersuchten Artikeln beschäftigten sich 37 mit VCF-Bewältigungsstrategien. Somit blieben für die im gegenständlichen Beitrag vorgestellten Ergebnisse 37 wissenschaftliche Artikel als Datengrundlage (siehe Anhang). Abb. 1. visualisiert den Literaturauswahlprozess. Zum Rechercheprozess merken die Autoren an, dass explizit auf eine Einschränkung der Recherche auf VCF-Beiträge mit Fokus auf Bewältigungsstrategien in den frühen Suchphasen verzichtet wurde. Dadurch wurde vermieden, dass Beiträge, die zwar Bewältigungsstrategien behandeln, diesen Umstand jedoch nicht in Titel, Abstract oder Keywords zum Ausdruck bringen, nicht identifiziert werden. Im nächsten Schritt wurden die Forschungsergebnisse und die Kernaussagen der Artikel im Hinblick auf Bewältigungsstrategien analysiert.

Nach Sichtung des Datenmaterials entschlossen sich die Autoren, das Kategoriensystem aus Riedl (2022, S. 167) als Grundlage für die Analyse heranzuziehen.¹ Dabei werden die Maßnahmen in organisatorische, persönliche und technologische Bewältigungsstrategien kategorisiert. Organisatorische Maßnahmen beziehen sich dabei auf Faktoren, die in einer organisatorischen Leitlinie festgelegt werden können. Persönliche Bewältigungsstrategien sind Maßnahmen, die auf der individuellen Ebene vom Benutzer umgesetzt werden können. Die technologischen Maßnahmen beziehen sich auf technische Aspekte und Features der Videokonferenzsysteme. Für die Kategorisierung wurde eine österreichische HR-Managerin eines globalen Technologieunternehmens befragt; diese ordnete die in den folgenden Abschnitten genannten Maßnahmen auf jeweils eine der drei Kategorien zu. Die beiden Autoren des vorliegenden Beitrags sichteten danach die Kategorisierungen und stimmten in allen Fällen mit der Klassifikation überein.

In den folgenden Ausführungen erfolgt auch eine Gruppierung der Bewältigungsstrategien in empirische Studien und konzeptionelle Artikel (in den Abb. 2, 3 und 4 als „empirisch“ und „konzeptionell“ bezeichnet). Ein wesentlicher Befund unserer Analyse ist, dass in vielen Artikeln die (Wirksamkeit der) Bewältigungsstrategien nicht direkt empirisch untersucht wurde(n), sondern in den konzeptionellen Beiträgen die Strategien einfach beschrieben werden und/oder deren Wirksamkeit zwar behauptet, jedoch nicht durch Anwendung anerkannter empirischer Forschungsmethoden nachgewiesen wird.

Aufgrund der Tatsache, dass Videokonferenzen immer mehr auch zu einem festen Bestandteil des Arbeitslebens werden und die daraus resultierenden negativen Folgen insbesondere aus Unternehmenssicht weitreichend sind, können die in diesem Beitrag identifizierten Bewältigungsstrategien in der Praxis nützlich sein, um VCF zu reduzieren bzw. im Idealfall gänzlich zu vermeiden. Im organisatorischen Umfeld können HR-Verantwortliche den Einsatz der vorgestellten Maßnahmen planen und umsetzen; insbesondere können unternehmensweite Richtlinien für den Umgang mit Videokonferenzen entwickelt und erprobt werden. Ebenso können die Benutzer von Videokonferenz-Tools die beschriebenen persönlichen Maßnahmen im Arbeitsalltag umsetzen, um die Ermüdung zu reduzieren. Die technologischen Maßnahmen beschreiben jene Funktionalitäten, die aktuell einen Beitrag zur Reduktion von VCF leisten können. Hersteller von Videokonferenz-Tools sollten mit Nachdruck an der Weiterentwicklung existierender sowie an der Entwicklung neuer Features arbeiten, die einen wirksamen Beitrag zur Reduktion von VCF leisten können. Beispielsweise könnte ein Feature implementiert werden, das nach einer bestimmten Zeit automatisiert eine Nachricht am Bildschirm einblendet, die zu einer Pause auffordert. Damit kann den negativen Folgen von Videoconferencing vorgebeugt werden.

Die Häufigkeit und Dauer von Meetings weisen einen positiven Zusammenhang mit der Ermüdung und Arbeitsbelastung von Mitarbeitern auf, dies gilt auch bei physischen Besprechungen (Luong und Rogelberg 2005). Deshalb wird offensichtlich, dass die hier vorgestellten Bewältigungsstrategien teilweise auch auf physische Meetings angewendet werden können und sollen. Zudem ergibt sich aus den hier vorgestellten Befunden die bislang empirisch unbeantwortete Frage, ob es beispielsweise in Bezug auf Fatigue-Reduktion wirksamer ist, während und zwischen Meetings Pausen zu machen oder die Kamera zwischendurch zu deaktivieren. Zukünftige Arbeiten sind notwendig, um entsprechende Forschungserkenntnisse zu erarbeiten. Diese leisten dann einen Beitrag zur Beantwortung der Frage, welche die wirksamsten Bewältigungsstrategien sind.

Diese Arbeit bietet auf der Basis einer systematischen Literaturanalyse einen Überblick über Strategien, die einen Beitrag zur Vermeidung bzw. Reduktion von VCF leisten können. Konkret beantwortet der vorliegende Beitrag die Frage, welche Bewältigungsstrategien gegen VCF in der Fachliteratur beschrieben werden und mit welcher Häufigkeit dies geschieht. Bei der Interpretation der hier präsentierten Befunde ist zu beachten, dass selbst in Arbeiten, in denen empirische Forschungsmethoden zum Einsatz gekommen sind, die Wirksamkeit von Bewältigungsstrategien nicht direkt untersucht wurde (mit Ausnahme von Bennett et al. 2021). Zukünftige Forschung sollte daher darauf abzielen, diese Lücke zu schließen. Die Ergebnisse dieser Arbeit sollen dabei als Grundlage dienen. Insbesondere stellen die in den Abb. 2, 3 und 4 zusammengefassten organisatorischen, persönlichen und technologischen Bewältigungsstrategien eine Grundlage dar, aus der Forschende Ideen für Untersuchungsobjekte gewinnen können. Beispielsweise ist die am häufigsten genannte Strategie im organisationalen Bereich „Pausen während und zwischen Meetings“. Zukünftige Forschung könnte unter anderem untersuchen, wie lange solche Pausen sein sollten, um durch Videoconferencing angestiegene Ermüdungswerte (z. B. durch Fragebogen oder physiologisch gemessen; Riedl 2022) wieder auf das Ausgangsniveau zu bringen.