Aktuell zeigt sich erneut der digitale Aufholbedarf deutscher Unternehmen. Auch die Buchhaltung wird immer noch von manuellen Prozessen dominiert. Doch die digitale Transformation des Rechnungswesens steht bereits mit einem großen Fuß in der Tür, so eine Studie.
Betriebe, die buchhalterische Prozesse digital umrüsten, investieren nicht nur in neue Prozesse, sondern auch eine neue Unternehmenskultur.
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Nur jede vierte deutsche Buchhaltung ist digital aufgestellt. Ordner mit eingeklebten Belegen und Buchhaltern, die verzweifelt vermisste Belege suchen, sind ein gängiges Bild. Darauf deutet zumindest eine aktuelle Pleo-Studie hin, die gemeinsam mit dem Umfrageinstitut Yougov durchgeführt wurde. Befragt wurden rund 3.000 Unternehmensentscheider und Budgetverantwortliche in ganz Europa, darunter auch 512 in Deutschland.
Über die Hälfte der Teilnehmer befürworten den Umstieg auf eine digitale Lösung und ebnen so den Weg für eine nachhaltige Veränderung von Prozessen im Rechnungswesen und Controlling - hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Planungssicherheit. Damit verbunden ist auch ein tiefgreifender Wandel der Unternehmenskultur.
Digitale Finanztools geben einen 360-Grad-Überblick
Ein Drittel der Befragten erachtet Kontrolle als wichtig. Neue, digitale Tools verschaffen einen 360-Grad-Überblick über Unternehmensausgaben – visualisiert wie kategorisiert können alle Ausgaben in Echtzeit mit einem Klick nachverfolgt werden. Die Crux für Führungskräfte besteht darin, eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der Kontrolle nicht per se für "kontrolliert werden" steht, sondern vielmehr für ein Interesse an der Arbeit jedes Einzelnen mit Blick auf die gemeinsamen Unternehmensziele.
Dabei ermöglicht Kontrolle eben auch gute Leistungen zu erkennen, Bedarf für Unterstützung rechtzeitig festzustellen und zu motivieren. Diese neue Art der helfenden und begleitenden Kontrolle bedingt ein Grundvertrauen in jeden Einzelnen. Verfügen Mitarbeiter über die Möglichkeit gemäß der Spielregeln des Unternehmens eigenverantwortlich Firmengelder auszugeben, setzt das ein starkes Signal der Wertschätzung und Würdigung.
Mit intelligenten Firmenkreditkarten Vertrauen fördern
Intelligente Firmenkreditkarten sind daher eine gute Möglichkeit, nicht nur die Buchhaltung zu automatisieren, sondern auch Vertrauen zu fördern. Und doch nutzen sie nur jedes fünfte Unternehmen in Deutschland. In weniger als fünf Prozent der befragten Unternehmen besitzen mehr als drei Viertel der Belegschaft eine Firmenkreditkarte. Deutschland bildet somit das Schlusslicht hinter Ländern wie Großbritannien, Schweden, Dänemark oder Spanien.
Glücklicherweise scheint es, als schließe sich diese Lücke nun rasch: Nahezu zwei Drittel der Befragten vertrauen ihren Mitarbeitern und deren verantwortungsvollen Umgang mit Firmengeldern - 16 Prozent sehen bei Beträgen bis zu 500 Euro einen persönlichen Ermessensspielraum für Mitarbeiter ohne vorherige Freigaben.
Diese neue Unternehmenskultur ist Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens. Das Vertrauen in Mitarbeiter stärkt sowohl das Zugehörigkeitsgefühl im Team als auch die Bindung zum Unternehmen. Vertrauen bedeutet auch Zutrauen und ist somit ein starkes Instrument. Mitarbeiter belohnen Empowerment und Vertrauensvorschuss mit Motivation. Sie bringen eigeninitiativ Ideen und Vorschläge ein und werden pro-aktive Gestalter im Unternehmen.
Manuelle Buchhaltungsprozesse sind Ressourcenfresser
Der Arbeitsaufwand für die Buchhaltung beläuft sich bei zwei Drittel der befragten Unternehmen aktuell auf einen Arbeitstag im Monat. Jedes fünfte Unternehmen benötigt sogar eine Woche. In jeder fünften deutschen Firma geißelt die manuelle Buchhaltung selbst das Management mit administrativen Aufgaben an den Schreibtisch, so die Studie.
Es ist Arbeitszeit, die häufig mit administrativem Kleinkram vergeudet wird. Vor allem auch Zeit, die Mitarbeiter andernfalls kreativ und produktiv für ihr Unternehmen einsetzen können. Und Zeit, in der Führungskräfte sich um die strategische Ausrichtung oder auch um ihre einzelnen Mitarbeiter kümmern können. Führungskräfte von morgen sind keine Administratoren, sondern arbeiten eng mit ihrem Team. Sie stehen den einzelnen Mitarbeitern zur Seite.
Transparenz schafft eine Vertrauenskultur
Die zweite Säule einer modernen Unternehmenskultur neben Vertrauen ist die Transparenz. Chefs von heute treten mit ihren Mitarbeitern in einen offenen Dialog und geben ihnen Raum, sich einzubringen und zu entfalten. Diese neue Eigenverantwortung geht damit einher, dass transparent ersichtlich ist, wofür die Firma Gelder ausgibt und mit welchem Mehrwert.
Die Visualisierung vereinfacht Analysen des Ausgabeverhaltens. Statt sich durch Excel- und Bankkonten zu klicken, sind Verläufe und Ausgabetrends für jeden verständlich. Mitarbeiter und Management sehen, wofür sie arbeiten und wohin Unternehmensgelder fließen. Das digitale Ausgabenmanagement verschlankt und vereinfacht dadurch auch Prozesse – einen Wunsch, den rund 40 Prozent der Befragten hegen.
Transparenz bedeutet daher auch eine Demokratisierung von Wissen und Partizipation. Entschließen sich Unternehmen dazu, buchhalterische Prozesse digital umzurüsten, investieren sie in einen Wandel, an dessen Ende nicht nur neue Prozesse, sondern auch ein neues Miteinander steht. Die mit digitalen Prozessen einhergehende Vertrauenskultur birgt Potenzial für eine gesunde Arbeitsmoral, mehr Zeit für Kreativität und Hilfestellung, mehr intrinsische Motivation und einem respektvollen Miteinander über alle Ebenen hinweg.