Gutes Zeitmanagement ist für Vertriebsteams keine l'art pour l'art, sondern entscheidend, um die Verkaufszeit optimal zu nutzen. Diese Tipps unterstützen Verkäufer dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Die Verkaufszeit optimal zu nutzen erfordert ein gutes Zeitmanagement im Vertrieb.
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Verkaufskräfte haben oft zu wenig Zeit, um sich intensiv mit Kundenhistorien zu beschäftigen, sich auf Verkaufsgespräche zu konzentrieren oder eine Verkaufsstrategie für die nächsten Kundengespräche auszuarbeiten. Dazu gehört beispielsweise auch, eine Kundenstrategie oder eine Matrix für Kundenpotenziale zu erstellen. Zu viele administrative Tätigkeiten warten auf Erledigung auf dem Schreibtisch. Eine Dooly-Umfrage hat bestätigt, dass beispielsweise Sales-Fachkräfte 41 Prozent ihres Arbeitstages nicht mit Verkaufsaufgaben verbringen (Basis: 600 befragte US-Sales Professionals).
Die größten Zeitfresser für Sales-Mitarbeiter sind laut Aussagen aus der Studie
- interne Telefonate oder Meetings (55 Prozent)
- Planen von Anrufen oder Meetings (54 Prozent) sowie
- Beantworten interner Anfragen, etwa über E-Mail, Slack oder andere Systeme (48 Prozent).
Die Experten von Hubspot raten in einem Blogbeitrag daher, sich unter anderem auf diese fünf Punkte zu konzentrieren, damit Verkäufer ihren Tag gut strukturieren:
Checkliste I Zeitmanagement im Vertrieb* |
1. Administrative Tätigkeiten eliminieren: Verkaufsaufgaben automatisieren. Mithilfe von Software-Tools zur Routenplanung kann etwa der effizienteste Weg zum Büro des Interessenten geplant werden. Apps für Meetings und To Do-Listen unterstützen bei der Termin- und Aufgabenplanung. |
2. Vorbereitung von Kundengesprächen aus neuen Leads: Leaddaten für Kundengespräche gebündelt vorbereiten. So kann bei Absagen direkt der nächste Kontakt aufgerufen werden, statt auf andere Tätigkeiten auszuweichen. Alle Kundenmaßnahmen sollten nach dem gleichen Muster gehandhabt werden, beispielsweise so: Anruf, Folge-Mail, Eintrag der Kontakthistorie in das CRM-System, Planung des nächsten Kontakts, nächster Anruf aus der Kontaktliste. |
3. Unangenehme Aufgaben erledigen, nicht aufschieben: Typische Aufgaben wie Anrufe bei potenziellen Kunden, die Protokollierung von Aktivitäten oder Follow-up-E-Mails sollten möglichst zuerst erledigt und nicht aufgeschoben werden. Das schafft Freiraum für neue, wichtige oder komplexe Aufgaben. |
4. Tagesablauf nach den Kunden ausrichten: Herausfinden, wann Kunden am besten erreichbar sind. Das steigert die Erfolgsquote im Verkauf. Verkäufer sollten überlegen, wie der Tagesablauf ihrer Zielpersonen aussehen könnte und ihre Termine entsprechend planen. So verschenken sie keine Zeit mit Anrufen, die nicht beantwortet werden. |
5. Aufgaben optimieren, Leistungsversprechen auf den Punkt bringen: Mit vorformulierten Frageskripten Vertriebsanrufe effizienter durchführen. Auch für die Interessentenrecherche lohnt es sich, ein Gerüst zu entwickeln. Wertvolle Hinweise liefern frühere Deals, die Vertriebsmitarbeiter abschließen konnten. Dazu zählen etwa Gemeinsamkeiten oder Details, die immer wieder von Vorteil waren. Zudem hilft Wissen über Informationsquellen, die den größten Wert für Verkäufer hatten. Diese können sie dort nutzen, wenn sie neue Gelegenheiten recherchieren. Mit einem verständlich formulierten Leistungsversprechen, das Verkäufer nutzen und Interessenten schnell etwas verständlich machen, statt es jedes Mal neu zu erklären, kommt der Verkauf zudem schneller voran. |
*Auszug, in Anlehnung an: 13 Tipps für das Zeitmanagement, Hubspot |
Die Prime Time im Sales kennen
Vertriebscoach Tobias Völlmecke, Wasserkreise Vertriebsberatung, rät in einem Blogbeitrag, die so genannte "Prime Selling Time", also die optimale Zeit, um Zielkunden zu erreichen, gut zu kennen und sie im Kalender zu notieren. "Deine Prime Selling Time solltest du frei von Nicht Vertriebs / Verkaufsthemen halten. Ein häufiger Zeitfresser im Sales ist, hier Themen wie zum Beispiel Administration zu machen. Besser: Nutze für Nicht Sales Themen die Zeitfenster außerhalb deiner Prime Selling Time."
Maßgeschneiderte Angebote sparen Zeit
Weitere Zeitfresser sind Kundenangebote, die nach Copy- and Paste-Prinzip ausgestaltet und mehrmals mit wenigen veränderten Kenndaten verwendet werden. Rückfragen von Kundenseite machen die Arbeit am Angebot zeitaufwendig. Besser sind maßgeschneiderte Angebote, die den Kundenbedarf von vorneherein individuell berücksichtigen und der zuvor im Gespräch zielgenau erfragt wurde. "Zwar benötigt ein maßgeschneidertes Kundenangebot bei der Erstellung mehr Zeit, doch wer als Kunde ein Angebot erhält, das seine Wünsche und seine Anforderungen in einer für ihn passenden Lösung aufführt, muss im besten Fall nicht mehr lange kalkulieren, vergleichen oder überlegen, ob er kauft", erklärt Oliver Kerner, Vertriebstrainer und Gründer von OK-Training, in einem Marconomy-Blogbeitrag.
Springer-Autor Peter Huber hat für das richtige Zeitmanagement im Vertrieb außerdem folgende Tipps:
Checkliste 2 Zeitplanung im Verkauf |
1. Gewichten Sie Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. |
2. Melden Sie zeitnah, wenn Fehler passiert oder Termine geplatzt sind. |
3. Identifizieren Sie Zeit- und Energiefresser und meiden Sie diese. |
4. Erfassen Sie Ihre tägliche Arbeitszeit, evaluieren Sie die Ergebnisse und überlegen Sie, wie Sie diese steigern können. |
| 5. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten, wie Sie Ihr Zeitmanagement optimieren können. |
Quelle: Peter Huber, Potenzialentfaltung und Burnout-Prävention im Vertrieb, Seite 84, Wiesbaden 2020 |
Weitere Checklisten für den Vertrieb:
Checkliste Verkaufstechniken Teil 1
Preisverhandlungen strukturiert angehen
Die fünf Phasen bis zum Verkaufsabschluss
So verhandeln Sie richtig
Tipps für den Auslandsvertrieb
Check-up für gute Kundentelefonate