Die hybride Arbeit bleibt für Unternehmen herausfordernd und endet oft in unproduktiven Meeting-Marathons. Die asynchrone Zusammenarbeit kann Teams dabei helfen, gute Ergebnisse zu erzielen - und zwar in ihrem eigenen Tempo.
Mobiles Arbeiten führt zu asynchron agierenden Teams. Damit der Austausch gelingt, müssen sich Unternehmen Gedanken über die richtigen Kommunikations-Tools und -formate machen.
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Hybride Arbeit, also die Zusammenarbeit von remote und aus dem Büro arbeitenden Angestellten, ist mittlerweile ein fester Teil von New Work und in vielen deutschen Unternehmen etabliert. Doch eine produktive Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen verstreut arbeitenden Angestellten bleibt weiterhin eine Herausforderung.
Denn sehr oft herrscht noch der traditionelle Glaubensansatz, dass eine effektive Zusammenarbeit ausschließlich in Echtzeit und durch persönliche Interaktion erfolgen kann. Somit sind Kommunikations- und Kollaborationstools wie synchrone Videoanrufe in vielen Unternehmensstrukturen stark verankert - und das, obwohl diese eine Zusammenarbeit nicht unbedingt produktiver gestalten. So verbringen Angestellte heute durchschnittlich 129 Stunden pro Jahr in überflüssigen Meetings.
Um für den hybriden Arbeitsalltag gewappnet zu sein und überflüssige Meetings zu vermeiden, müssen in Unternehmen zunächst die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit den richtigen Kommunikations- und Kollaborationstools neu definiert und geklärt werden. Das Modell der asynchronen Zusammenarbeit spielt dabei eine bedeutende Rolle. Denn wenn sich die Teamarbeit nicht mehr nur auf Echtzeitgespräche beschränkt, sondern auch innerhalb unabhängiger Zeitpläne durchgeführt wird, kann das für Unternehmen und ihre Teams vielfältige Möglichkeiten in der Zusammenarbeit bringen.
Asynchrone Arbeitsweisen schaffen Ressourcen
Durch die Einführung einer asynchronen Arbeitsweise können Unternehmen überflüssige Meetings meiden und die Zeitressourcen insgesamt effizienter nutzen. Denn wenn Angestellte nach eigenem Zeitplan Kommentare in einem geteilten Dokument hinterlassen, Feedback geben oder Ideen per Nachricht austauschen können, erhalten sie durch die Flexibilität und den Freiraum insgesamt mehr wertvolle Zeit, um sich den wichtigen Aufgaben zu widmen und sich auf anspruchsvolle Projekte zu fokussieren.
Doch asynchrone Zusammenarbeit soll nicht heißen, dass Meetings nun einfach durch E-Mails ersetzt werden sollen. Vielmehr geht es darum, einen Mix aus den richtigen Tools, Applikationen und Praktiken zu nutzen, der zum Arbeitsstil des Teams passt. Dabei ist es wichtig, dass die Arbeitsgruppe gemeinsam ein strategisches System für die Zusammenarbeit festlegt. Um die Organisation des Systems zu klären sowie Unklarheiten zu beseitigen, sollten die Teams klare Regeln zur Zusammenarbeit erstellen. Darin ist dann unter anderem klar definiert, welche Arbeit synchron in Meetings und Calls erledigt wird und welche asynchron sein soll.
Grundsätzlich gilt: Zeitkritische und emotionale Themen sowie kreativen Austausch werden am besten in Meetings und Calls geklärt. Komplexe Themen, die Zeit zum Einlesen und Überlegen bedürfen, Feedbacks und Ähnliches lassen sich besser asynchron lösen. Auch geklärt werden sollte, wann eine Besprechung anzusetzen ist, welche Tools zu verwenden sind und wo Informationen zu finden sind.
Transparente Kommunikation - schriftlich und visuell
Da die asynchrone Zusammenarbeit auf schriftlicher und visueller Kommunikation basiert, werden Ideen, Pläne und Entscheidungen auf natürliche Weise dokumentiert. Das ermöglicht den Angestellten, auf frühere Diskussionen zurückzugreifen und Fortschritte zu verfolgen sowie eine transparente Informationsstruktur sicherzustellen. So kann nahtlos zwischen asynchroner Arbeit und Konversation in Echtzeit gewechselt werden - unabhängig von beispielsweise Abwesenheitsausfällen einzelner Angestellten.
Dabei ist allerdings zu beachten, dass wichtige Teaminformationen immer zentral und leicht auffindbar sind. Das heißt, Unternehmen sollten zunächst ermitteln, auf welche Ressourcen ihre Teams häufig zugreifen. So können sie im nächsten Schritt diese Ressourcen dann einer leicht zugänglichen, cloudbasierten Datenbank hinzufügen.
Neben der zentralen Auffindbarkeit der Informationen spielt aber auch die Präsentation eine wichtige Rolle. Denn egal ob Flussdiagramme, Mind-Maps oder andere Arten der Visualisierung - Menschen verstehen und behalten Informationen besser, wenn sie grafisch aufbereitet präsentiert werden. Aber auch mithilfe von Farben, Kommentaren, Formen oder anderen Elementen kann der Kontext einer Information besser erfasst werden.
Freie Arbeitszeitgestaltung und mehr Vertrauen
Die asynchrone Arbeitsweise beseitigt zeitliche und geografische Barrieren. Während synchrone Meetings in der Regel zwischen 9 und 17 Uhr stattfinden müssen, wird die Arbeitszeit beim asynchronen Arbeiten frei und flexibel gestaltet. Angestellte können nach ihrem eigenen Zeitplan arbeiten und ihre Ideen und Gedanken dann aufschreiben und teilen, wenn sie am produktivsten arbeiten können.
In der hybriden Welt werden Meetings gerne dafür genutzt, um die Arbeit und Produktivität der Angestellten ständig zu kontrollieren. Bei einer asynchronen Zusammenarbeit funktioniert das nicht. Hier muss der Fokus mehr auf der Autonomie liegen, also darauf, dass Angestellte nach ihrem eigenen Zeitplan arbeiten können. Das erfordert viel Vertrauen seitens der Arbeitgeber. Doch genau dieses Vertrauen kann Wunder bewirken. So haben jüngste Untersuchungen gezeigt, dass eine 40-prozentige Reduzierung von Besprechungen die Angestellten nicht nur produktiver machte, sondern auch die Zufriedenheit um 52 Prozent erhöhte.
Das Modell der asynchronen Zusammenarbeit stellt für viele Unternehmen eine Veränderung der traditionellen Arbeitsweise dar - kulturell wie technisch. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, wie eine höhere Produktivität und transparente Informationsstrukturen, machen es jedoch für alle im Unternehmen auch langfristig wertvoll. Denn nahtlose Zusammenarbeit, unabhängig von Standort oder Zeitzone, wird unerlässlich für zukunftsfähige Teams.